ยินดีต้อนรับเข้าสู่คลังกระบวนการด้านการบริหารจัดการโปรเจกต์ของ KonneXXi!
เราสร้างคลังนี้ขึ้นมาด้วยความเข้าใจ Project Leader ทุกคนที่ต่างคอยมองหากระบวนการงานในการบริหารจัดการโครงการ (Project Management Process) ไปใช้กับโปรเจกต์ของตัวเองอยู่เสมอ เราก็เลยรวบรวมกระบวนการเหล่านั้นมาสร้างเป็น Building Block ต่างๆ ให้ทุกคนสามารถลองเข้ามาดูแล้วเลือกหยิบไปใช้ได้ตามความเหมาะสม
ช่วงการเริ่มต้นโปรเจ็ค (Initiating) คือช่วงที่เราจะทำความเข้าใจเจ้าโปรเจ็คของเราให้ชัดเจน (เขามีเป้าหมายจะเดินทางไปไหน มีกรอบเงื่อนไขอะไรบ้าง) เป็นการทบทวนและตรวจสอบให้ชัดเจนอีกครั้งก่อนที่เราจะเริ่มกระบวนการวางแผน เพื่อให้แน่ใจว่าเรากำลังเดินไปถูกทาง
บ่อยครั้งที่ความเร่งรีบในการทำโปรเจ็คบีบให้เราหลงลืมที่จะทำอะไรต่าง ๆ ในช่วงนี้ไป ซึ่งอาจนำมาสู่การวางแผนที่ผิดพลาด ไม่ตอบโจทย์ หรือความสับสนวุ่นวายที่ตามมาในอนาคตได้ เพราะฉะนั้น Project Manager ที่ดีจะต้องหาเวลามาทำกระบวนการต่าง ๆ ในระยะนี้ก่อนที่จะกระโดดไปยังระยะการวางแผน ซึ่งในระยะนี้เรามี Process Building Block อยู่แค่ 2 ตัวเท่านั้นเอง
เป้าหมาย: ทำให้เราและทีมงานมีความพร้อมที่จะไปวางแผนต่อในส่วนถัดไป
ช่วงการวางแผนโปรเจ็ค (Planning) คือช่วงที่เราจะมาสร้างแผนการทำโปรเจ็คของเราให้มีความชัดเจน ทั้งกับในส่วนของ Project Sponsor และทีมงานโปรเจ็ค (Project Team) โดยแผนต่าง ๆ ที่เราสร้างขึ้นมานั้นจะต้องตอบคำถามให้ได้ว่า What (มีอะไรต้องทำบ้าง), Who (ใครเป็นผู้รับผิดชอบ), When (เราจะทำสิ่งนี้เมื่อไหร่), How (เราจะทำสิ่งนี้ยังไง มันเชื่อมโยงอย่างไรกับงานส่วนอื่น ๆ) และ How Much (ใช้เงินและทรัพยากรอะไรบ้าง)
แผนการทำโปรเจ็คที่ดีจะช่วยให้ช่วงการลงมือทำ (Executing) เป็นไปได้อย่างราบรื่นมากขึ้น
ระยะการวางแผนเป็นช่วงที่เรามี Process Building Block มากที่สุด โดยมีถึง 24 Block เลยทีเดียว ซึ่งมันจะครอบคลุมหลายมิติของโปรเจ็คเรา ตั้งแต่การสร้างตารางเวลางานในโปรเจ็คของเรา การวางแผนงบประมาณ การวางแผนทรัพยากร การวางแผนการจัดซื้อจัดจ้าง เป็นต้น
เป้าหมาย: ได้แผนงานสำหรับการลงมือทำงานในโปรเจ็ค
ช่วงการลงมือทำ (Executing) เป็นช่วงที่เราจะทำตามแผนการที่วางไว้ เพื่อสร้างสิ่งที่โปรเจ็คส่งมอบ (Project Deliverables) ให้เกิดขึ้นมาจริง นี่เป็นระยะที่เราเริ่มสร้างคุณค่าให้เกิดขึ้นมาจากโปรเจ็คของเรา และส่วนมากแล้วจะเป็นช่วงเวลาที่เราจะทุ่มเททรัพยากรลงไปมากที่สุด ไม่ว่าจะเป็น เวลา แรงกาย เวลา เงิน ฯลฯ
นอกจากนี้แล้ว ในระหว่างที่เราลงมือทำงานในโปรเจ็คไปเรื่อย ๆ นั้น เราก็ต้องไม่ลืมที่จะพัฒนาทีมงานโปรเจ็คของเรา สื่อสารและสร้างการมีส่วนร่วมกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย (Stakeholders) ติดตามดูการเปลี่ยนแปลงต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นมาในโปรเจ็คของเรา รวมถึงการดูแลการจัดซื้อจัดจ้าง ในกรณีที่เราต้องไปจ้างคนนอกมาช่วยเราทำงานในโปรเจ็คนี้ด้วย
เป้าหมาย: สร้างสิ่งที่โปรเจ็คส่งมอบ (Project Deliverables) ให้เกิดขึ้นมาจริง
ในระหว่างที่เราลงมือทำงานต่าง ๆ ในโปรเจ็ค เราและทีมงานจะต้องเก็บรวบรวมข้อมูลต่าง ๆ ที่สามารถใช้วิเคราะห์ให้มองเห็นถึงความก้าวหน้าในการทำโปรเจ็คของเราได้ เพื่อให้เราสามารถบอกถึงสถานะของโปรเจ็คเราในปัจจุบัน มองเห็นปัญหาที่เกิดขึ้นในจุดต่าง ๆ ได้อย่างทันท่วงที และปรับแนวทางในการทำงานให้เหมาะสม นี่คือระยะของการติดตามและควบคุม (Monitoring & Controlling)
ในหลายครั้ง เราจะพบว่าความก้าวหน้าไม่เป็นไปตามแผนเลย ในกรณี้เราอาจจะต้องกลับไปที่กระดานการวางแผนใหม่เพื่อปรับแผนหรือวางแผนใหม่ในระยะ Planning อีกครั้งหนึ่ง
เป้าหมาย: บอกสถานะของโปรเจ็คเราได้ สามารถปรับแก้ไขสิ่งต่าง ๆ ได้ทันท่วงที
เมื่อเราส่งมอบ Project Deliverables ครบถ้วนแล้ว ก็ถึงเวลาที่เราจะมาปิดโปรเจ็คกัน เพื่อตรวจสอบว่าไม่มีอะไรที่ยังตกค้างอยู่ จัดเก็บเอกสารต่าง ๆ ให้เรียบร้อย ทบทวนบทเรียนต่าง ๆ ที่เราได้รับตลอดช่วงการทำโปรเจ็ค หลังจากนั้นก็ถึงเวลาแยกย้าย เราจะดึงผู้คนและทรัพยากรต่าง ๆ ออกจากโปรเจ็คนี้ เพื่อให้พวกเขาได้ไปทำโปรเจ็คอื่นกันต่อ นี่คือช่วงเวาการปิดโปรเจ็ค (Closing) ที่เราจะต้องจากลาจากเจ้าโปรเจ็คของเราแล้ว
บางครั้งเราไม่ได้ทำโปรเจ็คได้สำเร็จ สภาพแวดล้อมที่เปลี่ยนแปลงไป หรือความผิดพลาดที่เกิดขึ้นในระหว่างการทำโปรเจ็คอาจทำให้โปรเจ็คเราไปไม่ถึงเป้าหมายที่วางไว้ แต่นั่นก็ไม่ได้หมายความว่าเราจะแค่แยกย้ายกันไป ในทุกกรณีเราจะต้องปิดโปรเจ็คให้เรียบร้อยทุกครั้ง ไม่อย่างนั้นเราอาจจะเจออะไรมาตามหลอกหลอนในอนาคตในแบบที่คาดไม่ถึง
เป้าหมาย: หลีกเลี่ยงเรื่องค้างคา สร้างเรียนรู้
