นี่คือข้อมูลเกี่ยวกับการจ่ายกิจกรรมและงานต่าง ๆ ในโปรเจกต์ของเราให้กับทีมงาน ซึ่งส่วนมากแล้วเราจะมีข้อมูลส่วนนี้อยู่ใน Gantt Chart หรือ Activity List (รายการกิจกรรมงาน) ซึ่งในแต่ละกิจกรรมจะมีการระบุชื่อทีมงานที่รับผิดชอบอยู่แล้ว
ถ้าโปรเจกต์เรามีการทำ Team Charter ขึ้นมา เอกสารนี้จะมีข้อมูลเกี่ยวกับบทบาทหน้าที่ความรับผิดชอบของแต่ละคนในทีม รวมถึงกฎ กติกา และมารยาทในการทำงานร่วมกัน ซึ่งเราสามารถอ้างอิงในการบริหารทีมได้ เช่น เวลาที่เกิดความขัดแย้ง เวลาที่ต้องตัดสินใจ เป็นต้น
รายงานที่มีข้อมูลที่บ่งชี้ถึงความก้าวหน้าในแต่ละกิจกรรม รวมถึงปัญหาและอุปสรรคต่าง ๆ ที่เราเจอในการทำโปรเจกต์ ปัญหาต่าง ๆ ในการทำโปรเจกต์จะถูกสะท้อนอยู่ในรายงานนี้ ซึ่งบางส่วนอาจมีสาเหตุมาจากทีมงานโปรเจกต์เรา
ถ้าโปรเจกต์เรามีการทำ Resource Management Plan ขึ้นมา แผนฉบับนี้จะมีรายละเอียดว่าเราจะบริหารทีมงานของเราได้อย่างไรบ้าง? พูดง่าย ๆ ก็คือแผนฉบับนี้จะเป็นตัวกำหนดว่าเราจะทำ PM Building Block นี้ได้อย่างไรนั่นเอง
หนึ่งในสิ่งที่เราต้องทำใน PM Building Block นี้คือการเข้าไปช่วยทีมงานแก้ไขปัญหาและอุปสรรคที่เกิดขึ้นในการทำงาน ไม่ว่าจะเป็นปัญหาในเรื่องงานและกิจกรรมในโปรเจกต์ หรือจะเป็นปัญหาความขัดแย้งระหว่างทีมงานก็ตาม ซึ่งเอกสาร Issue Log นี้จะมีรายการปัญหาและอุปสรรคต่าง ๆ อยู่ในนั้น
ในการทำโปรเจกต์ที่ผ่านมา เราอาจพบกับปัญหาอุปสรรคที่ทำให้เราเกิดการเรียนรู้ขึ้น ซึ่งบางครั้งบทเรียนบางส่วนจะเป็นเรื่องที่เกี่ยวข้องกับการบริหารทีมงาน เช่น ความขัดแย้ง ความเข้าใจผิด ความสับสน ฯลฯ ซึ่งเราควรเข้าไปดูรายการบทเรียนเหล่านั้น จะได้หลีกเลี่ยงปัญหาด้านคนที่อาจะเกิดขึ้นได้ในโปรเจกต์ของเรา
ในการบริหารทีมของเรานั้น เมื่อเราพบปัญหาอุปสรรคที่ทำให้ทีมงานของเราทำงานได้ไม่เต็มที่ เราอาจจะต้องเปลี่ยนแปลงทีมงาน เช่น โยกย้ายทีมงานไปทำงานในส่วนที่ตนเองถนัด หรือหาทีมงานเพิ่มเติมมาเสริม บางครั้งเราอาจต้องปรับเปลี่ยนโครงสร้างการทำงานในทีมเพื่อให้ทุกคนทำงานได้อย่างเต็มที่มากขึ้น ในกรณีเหล่านี้ เราจะสร้าง Change Requests อย่างเป็นทางการขึ้นมาเพื่อนำไปสู่การพิจารณาและปรับเปลี่ยนสิ่งที่จำเป็นในโปรเจกต์เราต่อไป
เมื่อเราทำ PM Building Block นี้ เราอาจจะพบว่าเราต้องปรับแผนหรือแนวทางการทำงานบางอย่าง ซึ่งอาจนำมาซึ่งการปรับแก้ไขเอกสารที่เกี่ยวข้องในโปรเจกต์ของเรา ตัวอย่างเช่น
เมื่อไหร่ก็ตามที่มีคนมากกว่า 1 คนมาทำโปรเจกต์ เราจะเจอกับความขัดแย้งเกิดขึ้นเสมอ ซึ่งบางความขัดแย้งก็เป็นเรื่องที่เป็นประโยชน์ต่อโปรเจกต์เรา เช่น การขัดแย้งด้านความคิดที่ทำให้เกิดความหลากหลายขึ้น แต่ความขัดแย้งบางตัวก็เป็นอันตรายต่อการทำงานเป็นทีม เราจะต้องมีทักษะในการเข้าไปจัดการกับความขัดแย้งเมื่อเกิดขึ้น
เราทุกคนมีความซับซ้อนอยู่ในตัว มีอารมณ์และความรู้สึกที่อาจจะเข้ามากระทบกับพฤติกรรมและการกระทำของเรา ดังนั้น เราจีงควรมีทักษะความฉลาดทางอารมณ์ (Emotional Intelligence) ซึ่งจะทำให้เราจับสัญญาณด้านอารมณ์ของทีมงานได้ ว่าตอนนี้เขากำลังหงุดหงิด ไม่พอใจ เสียใจ ท้อใจ อยู่รึเปล่า
แม้ว่า Project Leader อาจจะมีอำนาจในการสั่งการทีมงานโปรเจกต์อยู่ระดับนึง แต่บางครั้งการโน้มน้าวทีมงานจะให้ผลดีกว่าการออกคำสั่งโดยตรง
เราในฐานะของ Project Leader ต้องมีทักษะในการเป็นผู้นำ ที่สามารถโน้มน้าวทีมงานของตนเองได้ รวมถึงการที่เรารับรู้และเข้าใจถึงแรงบันดาลใจในการทำงาน (Motivation) ที่แท้จริงของทีมงานโปรเจกต์เราแต่ละคน
ในการตัดสินใจต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นในโปรเจกต์ของเรา เราอาจจะใช้วิธีที่ไม่เหมือนกันได้ บางครั้งเราสามารถใช้เทคนิคที่สร้างการมีส่วนร่วมของทีมงานในการตัดสินใจของเราได้ เช่น การโหวต การรับฟังความคิดเห็นประกอบการตัดสินใจ เป็นต้น
Q: เราสามารถข้ามขั้นตอนนี้ได้รึเปล่า?
A: กรณีเดียวที่เราข้าม PM Building Block นี้ได้คือกรณีที่มีเราเพียงแค่คนเดียวในโปรเจกต์ เช่น โปรเจกต์ลดน้ำหนักที่มีเราทำแค่คนเดียว ในกรณีที่เรามีทีมงานโปรเจกต์ (แม้เพียงคนเดียวก็ตาม) เราจะต้องบริหารจัดการเขาเสมอ อย่างไรก็ตาม ระดับของการบริหารจัดการอาจจะแตกต่างกันไปตามแต่สถานการณ์
Q: PM Building Block นี้ (Manage Team; บริหารทีม) ฟังดูคล้ายกับอีก PM Building Block นึงที่ชื่อ Develop Team (พัฒนาทีม) สองอันนี้แตกต่างกันยังไง?
A: 'Manage Team (บริหารทีม)' จะเน้นไปที่การติดตามดูแลให้ทีมงานทำงานของตนเองได้อย่างเต็มประสิทธิภาพ ด้วยขีดความสามารถที่มีอยู่ในปัจจุบัน ในขณะที่ 'Develop Team (พัฒนาทีม)' จะมุ่งเน้นไปที่การดูว่ามีอะไรอีกบ้างที่ทีมงานแต่ละคนจะพัฒนาให้เก่งขึ้นได้ เพื่อยกระดับการทำงานให้ดียิ่งขึ้น ซึ่งมักจะนำไปสู่การฝึกอบรม การโค๊ช เป็นต้น เพราะฉะนั้น 2 ฺPM Building Blocks นี้จะเน้นไปที่คนละส่วนกัน
