Description

เกี่ยวกับ Building Block นี้...
  • เมื่อเรามีแผนในการทำโปรเจ็คเรียบร้อยแล้ว ตอนนี้ก็จะมาสู่ตอนที่เราจะมาลงมือทำงานตามแผนกัน ทีมงานแต่ละคนมีบทบาทในงานแต่ละส่วนของโปรเจ็ค แต่ในภาพรวมแล้วทุกอย่างจะต้องก้าวหน้าไปในทิศทางเดียวกันอย่างสอดคล้องซึ่งกันและกัน ซึ่งนี่แหล่ะคือหน้าที่ของ Project Manager
  • Building Block นี้คือการที่ Project Manager คอยเป็นผู้นำให้ทุกคนในทีมงานโปรเจ็ค (รวมถึงตัวเองด้วย) ลงมือทำงานตามแผนที่วางไว้ เพื่อสร้างสิ่งที่โปรเจ็คส่งมอบ (Project Deliverables) ให้เกิดขึ้นมา
  • Building Block นี้จะเกิดขึ้นในระยะการลงมือทำ (Executing)

Inputs

สิ่งที่เราต้องใช้ในการทำ Building Block นี้...

Project Management Plan (แผนการบริหารจัดการโปรเจ็ค)

  • เราลงมือทำงานตามแผนการที่วางไว้ เพราะฉะนั้นเอกสารแผนงานโปรเจ็คทั้งหมดจะเป็นสิ่งที่เราต้องใช้อ้างอิงในระหว่างที่เราทำ Building Block นี้อยู่
  • สิ่งที่สำคัญคือเราต้องแน่ใจว่าเรากำลังอ้างอิงแผนงานโปรเจ็คฉบับล่าสุดอยู่เสมอ เพราะส่วนมากแล้วแผนงานโปรเจ็คจะมีการเปลี่ยนแปลงเรื่อย ๆ ในระหว่างที่เราลงมือทำงาน

Risk Register (รายการความเสี่ยง)

  • ใน Risk Register เราจะมีส่วนที่เป็นสิ่งที่เราต้องทำเพื่อรับมือกับความเสี่ยงต่าง ๆ ซึ่งโดยทั่วไปแล้วรายการสิ่งที่เราต้องทำเหล่านั้นควรจะได้รับการบรรจุอยู่ในแผนงานโปรเจ็คของเราอยู่แล้ว แต่ถ้าไม่ เราจะต้องกลับไปดู Risk Register แล้วดูให้แน่ใจว่าทีมงานได้ทำสิ่งต่าง ๆ ที่จำเป็นเพื่อรับมือกับความเสี่ยง

Stakeholder Register (รายชื่อผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย)

  • ใน Stakeholder Register เราจะมีรูปแบบการสื่อสารที่เรากำหนดไว้สำหรับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียแต่ละราย
  • ใน Building Block นี้ เราจะต้องดูว่าเรามีงานด้านการสื่อสารที่ต้องทำตรงไหนบ้างตาม Stakeholder Register

Outputs

สิ่งที่เราจะได้จาก Building Block นี้...

ในการลงมือทำงาน เราจะสร้างสิ่งต่าง ๆ ออกมามากมาย

Project Deliverables (สิ่งที่โปรเจ็คส่งมอบ)

  • เราและทีมงานโปรเจ็คลงมือทำกิจกรรม (Activity) ต่าง ๆ ก็เพื่อให้เกิด Project Deliverables หรือสิ่งที่โปรเจ็คส่งมอบขึ้นมา นี่คือผลลัพธ์ที่สำคัญที่สุดใน Building Block นี้
  • รายการของ Project Deliverables ที่เราต้องสร้างขึ้นมาสามารถดูได้จาก Work Breakdown Structure หรือ Project Charter

Work Performance Data (ข้อมูลความก้าวหน้า)

  • ในระหว่างที่ลงมือทำงาน อย่าลืมเก็บข้อมูลที่เป็นตัวบ่งบอกถึงความก้าวหน้าในการทำงานของเราด้วย เช่น ประเมิน % ความก้าวหน้าของกิจกรรมที่เรารับผิดชอบ ซึ่งจะเป็นส่วนสำคัญที่จะถูกนำไปใช้ในการติดตามผลต่อไป

Issue Logs (รายการปัญหา/อุปสรรค)

  • บ่อยครั้งที่เวลาเราทำโปรเจ็คไปแล้วเราจะต้องเผชิญกับปัญหาและอุปสรรคที่ทำให้ชีวิตของเราวุ่นวาย ไม่ว่าจะเป็นแผนที่ทำไม่ได้จริง งบประมาณที่ตั้งไว้ไม่สมเหตุสมผล หรือแม้กระทั่งความเสี่ยงบางตัวที่กลายเป็นจริงขึ้นมา
  • เมื่อเราพบกับสถานการณ์แบบนี้ เราจะนำปัญหาและอุปสรรคที่เราเจอมาบันทึกลงในเอกสารที่ชื่อว่า "Issue Logs (รายการปัญหา/อุปสรรค)"

Change Requests (การขอเปลี่ยนแปลง)

  • บางครั้งในระหว่างที่เราลงมือทำงานในโปรเจ็คไปเรื่อย ๆ เราจะพบว่าแผนที่วางไว้ตอนต้นนั้นไม่สามารถทำได้จริง หรือสถานการณ์และสภาพแวดล้อมรอบ ๆ โปรเจ็คเปลี่ยนไปมากจนสิ่งที่เรากำลังทำอยู่ไม่มีความจำเป็นอีกต่อไปแล้ว
  • ในกรณีนี้ เราก็คงจะไม่ดันทุรังทำงานตรงหน้าต่อไปเรื่อย ๆ แต่จะเริ่มคิดว่าเราจะต้องเปลี่ยนแผนการทำงานในโปรเจ็คเราอย่างไรบ้าง เพื่อให้เรายังสามารถส่งมอบงานที่มีคุณค่าได้ ซึ่งเราจะเขียนสิ่งที่เราต้องการเปลี่ยนแปลงลงในเอกสารที่ชื่อ "Change Request (การขอเปลี่ยนแปลง)"
  • ซึ่งคำขอของเราใน Change Request จะถูกพิจารณาในมุมมองว่ามันกระทบกับกรอบเวลา งบประมาณ และขอบเขตงานในโปรเจ็คของเราอย่างไร และเมื่อมันได้รับการอนุมัติ เราก็จะปรับแผนโปรเจ็คเราตาม Change Request นั้น

Tools & Techniques

เครื่องมือและเทคนิคที่เราใช้ใน Building Block นี้...

Expert Judgement (ผู้เชี่ยวชาญ)

  • บางครั้งเราต้องอาศัยผู้ที่มีความเชี่ยวชาญในงานแต่ละด้านมาช่วยชี้แนะ กำหนดแนวทางในการทำงาน โดยเราในฐานะของ Project Manager อาจจะไม่สามารถกำหนดทิศทางในการทำงานชิ้นนั้นได้ด้วยตัวของเราเอง เพราะเราไม่ได้มีทักษะเฉพาะในด้านนั้น เช่น ถ้าเรากำลังทำงานก่อสร้าง เราอาจจะต้องอาศัยวิศวกรโยธาที่มีประสบการณ์มาช่วยให้คำแนะนำว่าเราจะสั่งการงานส่วนนี้ได้อย่างไร หรือเราก็มอบหมายให้วิศวกรโยธามาควบคุมงานส่วนนั้นให้เราไปเลย

Project Management Information System (ระบบข้อมูลการบริหารจัดการโปรเจ็ค)

  • ในโปรเจ็คที่มีความซับซ้อน เราอาจจะมีระบบ Project Management Information System (PMIS) ที่ถูกใช้ในการทำแผนงานโปรเจ็คของเรา ในกรณีนี้ ระหว่างที่เราลงมือทำงานในโปรเจ็ค เราก็จะมาบันทึกข้อมูลสถานะและความก้าวหน้าต่าง ๆ ลงในระบบ PMIS นี้

Meetings (การประชุม)

  • การประชุมเป็นสิ่งที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ในระหว่างที่เราลงมือทำงานในโปรเจ็คของเรา โดยเราต้องมานั่งประชุมกันเพื่อมอบหมายงาน เพื่อตอบคำถามและข้อสงสัยในงานส่วนต่าง ๆ ให้เกิดความชัดเจน รวมถึงเพื่อประสานงานระหว่างทีมงานโปรเจ็คที่รับผิดชอบงานคนละส่วน เพื่อให้ทั้งหมดในภาพรวมยังสอดคล้องไปในทิศทางเดียวกัน

FAQ

คำถามที่เจอบ่อย ๆ ...

Q: Project Manager จะเป็นผู้ลงมือทำงานในโปรเจ็คใน Building Block นี้ด้วยรึเปล่า หรือนั่นเป็นหน้าที่ของ Project Team?

A: Project Manager อาจจะเป็นผู้ลงมือทำงานเองหรือไม่ก็ได้ ขึ้นอยู่กับขนาดและความซับซ้อนของโปรเจ็ค ในโปรเจ็คที่มีขนาดใหญ่และมีความซับซ้อนมาก Project Manager จะทำหน้าที่เต็มเวลาในการบริหารจัดการโปรเจ็ค (เช่น การอัปเดต Gantt Chart การติดตามและรายงานข้อมูล) โดยจะปล่อยให้ทีมงานเป็นผู้ลงมือทำกิจกรรมต่าง ๆ แต่หากเป็นโปรเจ็คขนาดเล็กที่ทีมงานโปรเจ็คไม่ได้มีขนาดใหญ่มาก Project Manager อาจจะต้องลงมาทำงานต่าง ๆ ด้วยตนเอง

Related Items

สิ่งที่เกี่ยวข้อง...
No items found.