เป้าหมายของเราในกระบวนการนี้คือการสร้างเอกสาร Scope Management Plan และ Requirement Management Plan ขึ้นมา ซึ่งมันจะเป็นส่วนหนึ่งใน Project Management Plan ของเรา (ดูรายละเอียดของกระบวนการสร้าง Project Management Plan ได้ที่ 'Develop Project Management Plan')
Scope Management Plan (แผนการบริหารจัดการขอบเขตโปรเจ็ค)
Scope Management Plan เป็นเอกสารที่จะบอกเราว่า
- เราจะกำหนดขอบเขตของโปรเจ็คเราได้ยังไง?
- เราจะติดตามและควบคุมกิจกรรมต่าง ๆ ในโปรเจ็คของเราให้อยู่ภายใต้ขอบเขตที่กำหนดไว้ได้ยังไงบ้าง? เพื่อหลีกเลี่ยง Scope Creep ที่เราไม่ต้องการในโปรเจ็คของเรา
- เราจะตรวจสอบงานในโปรเจ็คของเราว่าครบถ้วนตามขอบเขตโปรเจ็คเราได้ยังไงบ้าง?
Scope Management Plan มีอยู่มากมายหลายรูปแบบ ซึ่งจะแตกต่างกันออกไปในแต่ละองค์กร แต่โดยทั่วไปแล้วมันจะประกอบด้วยเนื้อหาที่อธิบายถึงสิ่งต่าง ๆ ดังต่อไปนี้
- กระบวนการที่เราจะใช้ในการเตรียม Project Scope Statement
- กระบวนการที่เราจะใช้ในการสร้าง Work Breakdown Structure (WBS)
- กระบวนการที่เราจะสร้าง Scope Baseline (ใครจะเป็นผู้อนุมัติ เราจะควบคุม Scope Baseline ได้ยังไง)
- กระบวนการที่เราจะใช้ในการตรวจรับงาน Project Deliverables ที่สร้างขึ้นมาจากโปรเจ็คเรา
Requirement Management Plan (แผนการบริหารจัดการความต้องการ)
Requirement Management Plan เป็นส่วนหนึ่งของเอกสาร Project Management Plan ซึ่งจะบอกเราว่า
- เราจะวิเคราะห์ความต้องการ (Requirements) ทั้งในส่วนของ Product Requirements และ Project Requirements ได้ยังไง
รูปแบบและเนื้อหาของ Requirement Management Plan จะแตกต่างกันออกไปในแต่ละองค์กร แต่โดยทั่วไปแล้วมันมักจะประกอบไปด้วยเนื้อหาต่อไปนี้
- เราจะวางกิจกรรมในโปรเจ็คที่เกี่ยวข้องการการค้นหาและวิเคราะห์ความต้องการต่าง ๆ ในโปรเจ็คเรายังไงบ้าง?
- เราจะทำกิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับ Configuration Management ยังไงบ้าง เช่น ใครสามารถร้องขอเปลี่ยนแปลงได้? เราจะวิเคราะห์ผลกระทบที่เกิดขึ้นจากการเปลี่ยนแปลงได้ยังไง? เราจะติดตามการเปลี่ยนแปลงยังไงไม่ให้ตกหล่น? ใครจะเป็นคนอนุมัติ? เราจะเก็บเอกสารต่าง ๆ ยังไง?
- เราจะมีกระบวนการจัดลำดับความสำคัญของความต้องการต่าง ๆ ได้ยังไง?
- ตัวชี้วัดที่เราจะใช้ติดตามความต้องการมีอะไรบ้าง?
- โครงสร้างการติดตามความต้องการ เช่น Requirement Traceability Matrix
