Stakeholders (n.): ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย
(1) ผู้ที่ได้รับผลกระทบจากโปรเจ็คของเรา ไม่ว่าจะเป็นจากการทำโปรเจ็คหรือสิ่งที่โปรเจ็คของเราสร้างขึ้นมา
(2) ผู้ที่คิดไปเองว่าตัวเองจะได้รับผลกระทบจากโปรเจ็คเรา
(3) ผู้ที่สร้างผลกระทบต่อโปรเจ็คของเราได้
สามารถเป็นได้ทั้งบุคคล (Individual) กลุ่มคน (Group) หรือองค์กร (Organization)
ใน Project Charter จะมีส่วนนึงที่เราพูดถึง Stakeholders เบื้องต้นไว้ เราสามารถใช้ข้อมูลในส่วนนั้นเป็นจุดตั้งต้นสำหรับรายชื่อ Stakeholders ได้
ถ้าในโปรเจกต์เรามีการทำ Project Management Plan ขึ้นมา ในนั้นจะมีการอธิบายถึงวิธีการและกระบวนการในการทำงานต่าง ๆ ในโปรเจกต์ของเราไว้ไว้ เราสามารถไปดูในส่วนที่พูดถึงเรื่องการสร้างการมีส่วนร่วมกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย (Stakeholder Engagement Plan) ซึ่งจะมีการระบุว่าเราจะทำขั้นตอนนี้ได้อย่างไร
บางครั้งหน่วยงานเราจะมีการเก็บข้อมูลและการวิเคราะห์ Stakeholders ที่ผ่านมาในอดีตไว้ เราสามารถเข้าไปดูข้อมูลในนั้นได้เพื่อใช้เป็นจุดตั้งต้นในการทำ Stakeholder Register ในโปรเจกต์ของเรา
เป้าหมายของกระบวนการนี้คือการตั้งต้นเอกสารที่ชื่อ "Stakeholder Register" ขึ้นมา หลังจากนั้นเราจะคอยกลับมาทบทวนและอัพเดทเอกสารตัวนี้เรื่อย ๆ ตลอดช่วงการทำโปรเจ็ค
Stakeholder Register เป็นเอกสารที่เก็บรายชื่อของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย (Stakeholders) ในโปรเจ็คของเราไว้ โดยทั่วไปแล้วข้อมูลใน Stakeholder Register จะประกอบด้วย
(ดูรายละเอียดของ Stakeholder Register)
ทบทวนและทำความเข้าใจ Project Charter หากมีฐานข้อมูล Stakeholders ให้เราเข้าไปไล่ดูรายชื่อ Stakeholders ในนั้นก่อนเพื่อเป็นจุดตั้งต้น บางครั้งในอดีตอาจจะมีคนเคยวิเคราะห์ Stakeholders บางคนไว้อยู่แล้ว ทำให้เราไม่ต้องเริ่มต้นทำจากศูนย์
เราสามารถเรียกประชุมกับทีมงานโปรเจ็คเพื่อช่วยกันระดมความคิด (Brainstorming) สร้างรายชื่อของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียขึ้นมา ในการประชุมนี้ Project Manager มักจะมีบทบาทเป็นผู้นำประชุม จึงต้องมีทักษะในการนำ Brainstorming
หากเป็นไปได้ เราอาจเชิญผู้ที่เคยทำโปรเจ็คคล้าย ๆ กันมาก่อน หรือมีประสบการณ์ในอดีตมาเข้าร่วมประชุมด้วย บางครั้งผู้เชี่ยวชาญจะมองเห็นผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่เรามองข้ามไป ทำให้เราสามารถสร้าง Stakeholder Register ที่มีความสมบูรณ์และครอบคลุมมากขึ้นได้
Q: เราข้ามกระบวนการนี้ไปได้ไหม?
A: ไม่ควร เพราะถ้าเราข้ามขั้นตอนนี้ไปจะทำให้เราไม่มีความชัดเจนว่าใครบ้างที่มีส่วนเกี่ยวข้องกับโปรเจกต์ของเรา และอาจเจอกับปัญหาอุปสรรคได้ในอนาคตจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่เราคาดไม่ถึงมาก่อน
