Sequence Activities

Activity List (รายการกิจกรรม)

(ดูรายละเอียดของกระบวนการ 'Define Activities' ที่เราใช้สร้าง Activity List ขึ้นมา)

• ในการนำกิจกรรมต่าง ๆ มาผูกความสัมพันธ์กัน เราจะต้องใช้รายการของกิจกรรมในโปรเจ็คนี้ที่เรามีอยู่เป็นตัวตั้งต้น

Schedule Management Plan

(ดูรายละเอียดของกระบวนการ 'Plan Schedule Management' ที่เราใช้ในการสร้าง Schedule Management Plan ขึ้นมา)

• ถ้าโปรเจ็คเรามีเอกสาร Schedule Management Plan ให้ลองไปดูเอกสารนี้สักหน่อย เพราะมันอาจจะมีการระบุว่าเราจะทำขั้นตอนนี้ได้ยังไง? มีเครื่องมืออะไรที่ต้องใช้? ต้องใช้ซอฟต์แวร์รึเปล่า?

เป้าหมายของเราในกระบวนการนี้คือการแปลงจากรายการของกิจกรรม (Activity List) ให้กลายเป็นแผนภาพความเชื่อมโยง (Network Diagram) ซึ่งจะทำให้เราสามารถทราบถึง "Schedule Baseline" ได้

Project Schedule Network Diagram

Project Schedule Network Diagram เป็นแผนภาพที่ทำให้เราเห็นถึงความสัมพันธ์ระหว่างกิจกรรมต่าง ๆ ในโปรเจ็คของเรา โดยมันจะประกอบไปด้วยสองส่วนหลัก ๆ ได้แก่ (1) Node คือส่วนที่แสดงรายละเอียดของแต่ละกิจกรรมในโปรเจ็คของเรา และ (2) Arrow คือลูกศรที่ลากเชื่อมโยงความสัมพันธ์ระหว่างกิจกรรมแต่ละตัว

การวิเคราะห์ Project Schedule Network Diagram

เมื่อเราสร้าง Project Schedule Network Diagram ขึ้นมาเสร็จเรียบร้อยแล้ว เราจะสามารถวิเคราะห์ความสำคัญของบางกิจกรรมได้

• กิจกรรมไหนที่มีตัวตามมากกว่า 1 ตัว เราจะเรียกเส้นทางส่วนนี้ว่า "Path Divergence" กิจกรรมพวกนี้จะถือว่าเป็นตัวที่มีความเสี่ยงสูง ต้องระวังให้ดีเพราะว่ามันสามารถกระทบตัวอื่น ๆ ที่ตามมันมาได้หลายตัว
• กิจกรรมไหนที่มีตัวนำมาก่อนมากกว่า 1 ตัว เราจะเรียกเส้นทางส่วนนี้ว่า "Path Convergence" กิจกรรมพวกนี้ก็ถือว่าเป็นตัวที่มีความเสี่ยงสูงเช่นกัน ต้องคอยระวัง เพราะว่ามันอาจจะได้รับผลกระทบได้ง่ายถ้ากิจกรรมที่เป็นตัวนำมันตัวใดตัวหนึ่งมีปัญหา

การวิเคราะห์ความสัมพันธ์

ความสัมพันธ์ระหว่างกิจกรรมต่าง ๆ ในโปรเจ็คของเรามีอยู่ 4 แบบด้วยกัน (แต่โดยทั่วไปแล้วเรามักจะเจอในชีวิตประจำวันอยู่แค่ประมาณ 3 แบบ)

การสร้าง Diagram

การสร้าง Project Schedule Network Diagram อาจจะทำได้แบบง่าย ๆ โดยแค่เขียนกิจกรรมลงบน Sticky Note แล้วนำไปแปะบนกระดานแผ่นใหญ่ แล้วจึงลากลูกศรเพื่อเชื่อมโยงความสัมพันธ์ระหว่างกิจกรรมต่าง ๆ

ถ้าจะเพิ่มรายละเอียดหรือทำให้เป็นระบบมากขึ้น เราจะใช้ Template ของ Node กิจกรรม ที่มีช่องให้กรอกอย่างชัดเจน (ชื่อกิจกรรม ชื่อผู้รับผิดชอบ งบประมาณ ฯลฯ) แล้วค่อยนำมาลากลูกศรเชื่อมโยงความสัมพันธ์ระหว่างกัน

Lead & Lag

นอกเหนือไปจากการเชื่อมโยงกิจกรรมต่าง ๆ ให้รู้ถึงลำดับก่อนหลังแล้ว เราอาจจะใส่ค่า Lead และค่า Lag เพื่อบอกถึงระยะห่างหรือระยะเหลื่อมระหว่างกิจกรรมต่าง ๆ ได้ด้วย

Project Management Software

เพื่อให้การสร้าง Project Schedule Network Diagram เป็นไปอย่างง่ายดาย เราอาจใช้ซอฟต์แวร์ด้านการบริหารจัดการโปรเจ็คเข้ามาช่วย เช่น MS Project, Asana, Notion เป็นต้น ซึ่งจะทำให้การผูกความสัมพันธ์ระหว่างกิจกรรมต่าง ๆ สามารถทำได้อย่างรวดเร็ว

Q: โปรเจ็คของเรามีกิจกรรมเยอะมากเป็นร้อย ๆ อัน ตัว Project Schedule Network Diagram นี่มันก็จะใหญ่โตไปรึเปล่า?

A: ใช่แล้ว อันนี้เลยเป็นเหตุผลที่ว่าถ้าโปรเจ็คเรามีความซับซ้อน มีจำนวนกิจกรรมเป็นจำนวนมาก การมานั่งทำ Project Schedule Network Diagram ลงบนกระดาษนี่อาจจะไม่ใช่วิธีการที่ดีเท่าไหร่นัก ในกรณีนี้การนำซอฟต์แวร์ด้าน Project Management มาใช้งานอาจจะเป็นทางเลือกที่ดีกว่า