Description

เกี่ยวกับ Building Block นี้...
  • PM Process Building Block นี้เป็นการติดตามและวิเคราะห์ข้อมูลที่สามารถบ่งชี้ให้เห็นถึงสถานะปัจจุบันของโปรเจ็คเราได้ เช่น ล่าช้าหรือเร็วกว่ากำหนด ใช้ทรัพยากรมากไปหรือน้อยไป ฯลฯ รวมถึงการรายงานความก้าวหน้าของโปรเจ็คเราให้แก่ผู้เกี่ยวข้องได้รับทราบด้วย เช่น ทีมงานโปรเจ็ค Project Sponsor หรือผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอื่น ๆ (Stakeholders)
  • ประโยชน์ของการทำ Building Block นี้คือผู้ที่เกี่ยวข้องจะรับรู้ถึงสถานะปัจจุบันของโปรเจ็คเรา รวมถึงจะมองเห็นถึงการพยากรณ์สิ่งที่คาดว่าจะเกิดขึ้นไปที่จุดสิ้นสุดโปรเจ็ค เช่น ปริมาณเงินที่คาดว่าจะต้องใช้จริง ปริมาณทรัพยากรที่จะใช้จริง วันที่คาดว่าจะสิ้นสุดโปรเจ็ค เป็นต้น รวมถึงทำให้มองเห็นถึงปัญหาอุปสรรคที่เกิดขึ้น เพื่อให้เราสามารถหาแนวทางการรับมือได้อย่างทันท่วงที
  • โดยทั่วไปแล้ว สิ่งที่เรามักจะทำใน Building Block นี้ประกอบด้วย (1) เปรียบเทียบสิ่งที่เกิดขึ้นจริงกับแผนที่วางไว้ (2) ติดตามและอัปเดตสถานะของความเสี่ยงแต่ละตัว (Risk) (3) ติดตามสถานะของสิ่งที่โปรเจ็คส่งมอบ (Project Deliverables) แต่ละตัว (4) ทำรายงานความก้าวหน้าของโปรเจ็ค ระบุถึงสถานะปัจจุบันและการคาดการณ์ไปยังจุดสิ้นสุดโปรเจ็ค (5) ติดตามรายการการเปลี่ยนแปลงแต่ละตัวและการดำเนินการ
  • เราจะทำ Building Block นี้ในช่วงระยะการติดตามและควบคุม (Monitoring & Controlling)

Inputs

สิ่งที่เราต้องใช้ในการทำ Building Block นี้...

Work Performance Information (ข้อมูลความก้าวหน้า)

  • เพื่อให้เราสามารถมีข้อมูลที่จะไปใส่ลงใน Work Performance Report ได้ เราจะต้องรวบรวมและวิเคราะห์ข้อมูลความก้าวหน้า (Work Performance Information) จากแหล่งต่าง ๆ

Project Management Plan (แผนการบริหารจัดการโปรเจ็ค)

  • ข้อมูลความก้าวหน้าจะต้องถูกนำมาเปรียบเทียบกับแผนต่าง ๆ ที่อยู่ใน Project Management Plan

Agreements (ข้อตกลง)

  • เรามีข้อตกลงอะไรกับ Project Sponsor บ้าง รวมถึงเอกสารสัญญาต่าง ๆ ซึ่งเราต้องปฏิบัติตามให้ครบถ้วน ข้อตกลงเหล่านั้นจะเป็นตัวตั้งที่เราต้องคอยติดตามดูว่าสิ่งที่เราทำตอบโจทย์เหล่านั้นไปแล้วรึยัง

Outputs

สิ่งที่เราจะได้จาก Building Block นี้...

Work Performance Report (รายงานความก้าวหน้า)

  • เราจะนำข้อมูลต่าง ๆ มาวิเคราะห์ให้เห็นถึงสถานการณ์ปัจจุบันของโปรเจ็คเรา และบันทึกลงใน Work Performance Report หรือ Progress Report เพื่อนำเสนอให้กับผู้ที่เกี่ยวข้องต่อไป
  • ส่วนมากแล้วเราจะมีการประชุมติดตามความก้าวหน้าของโปรเจ็ค (Progress Meeting) เป็นระยะ ซึ่งเราจะนำเนื้อหาที่อยู่ใน Work Performance Report เข้าไปนำเสนอในที่ประชุมดังกล่าว

Change Requests (คำร้องขอการเปลี่ยนแปลง)

  • ผลจากการติดตามและวิเคราะห์ข้อมูลอาจทำให้เราเห็นถึงจุดที่เป็นปัญหาและอุปสรรค รวมถึงสิ่งที่ดูแล้วอาจจะทำไม่ได้ตามแผนการที่วางไว้ ซึ่งในกรณีนี้เราก็จะต้องปรับแผนการทำโปรเจ็คของเรา เราจะต้องสร้าง Change Requests ขึ้นมาเพื่อร้องขอการเปลี่ยนแปลง

Project Management Plan (แผนการบริหารจัดการโปรเจ็ค)

  • เมื่อ Change Requests ของเราได้รับการอนุมัติ เราก็จะปรับแผนการบริหารจัดการโปรเจ็คใหม่

Tools & Techniques

เครื่องมือและเทคนิคที่เราใช้ใน Building Block นี้...

Alternative Analysis (การวิเคราะห์ทางเลือก)

  • เมื่อเราทราบถึงสถานะปัจจุบันแล้วพบว่าไม่เป็นไปตามแผนที่วางไว้ เราจะต้องหาทางปรับให้โปรเจ็คของเรากลับมาสู่เส้นทางที่วางไว้ให้ได้ เราจึงต้องลองมองหาทางเลือกต่าง ๆ ที่เป็นไปได้ แล้ววิเคราะห์เปรียบเทียบเพื่อหาแนวทางที่ดีและเหมาะสมที่สุด
  • เราสามารถใช้เทคนิคต่าง ๆ เพื่อวิเคราะห์หาทางเลือกที่เป็นไปได้ออกมาให้ได้มากที่สุด เช่น การระดมความคิดเห็น (Brainstorming) การประชุม Focus Group การปรึกษาผู้เชี่ยวชาญ ฯลฯ ก่อนที่จะมาวิเคราะห์เปรียบเทียบแนวทางต่าง ๆ

Cost-Benefit Analysis (การวิเคราะห์ต้นทุน-ประโยชน์)

  • ในแต่ละทางเลือกจะมีข้อดีข้อเสียที่แตกต่างกัน รวมถึงมีต้นทุนในการดำเนินการและประโยชน์ที่เกิดขึ้นไม่เหมือนกัน เราจึงสามารถทำ Cost-Benefit Analysis เพื่อเปรียบเทียบแต่ละทางเลือก

Earned Value Analysis (การวิเคราะห์ Earned Value)

  • Earned Value เป็นเทคนิคที่เราตีคุณค่า (Value) ให้กับงานแต่ละส่วนในโปรเจ็คของเรา (ซึ่งโดยทั่วไปแล้วเราก็จะตีคุณค่าตามงบประมาณและทรัพยากรที่ใส่ลงไป) งานที่ใช้ทรัพยากรและมีงบประมาณเยอะในการดำเนินการก็จะถือว่ามีคุณค่าสูง เป็นต้น
  • ความก้าวหน้าที่เกิดขึ้นในงานแต่ละส่วนจะถูกตีเป็นตัวเงินออกมาตาม Value ของงานนั้น ๆ เช่น งานที่มี Value 20,000 บาท ถ้าเราทำงานนั้นเสร็จเรียบร้อยไปแล้ว 50% จะถือว่าเราสร้าง Value ในงานนั้นได้แล้ว 10,000 บาท สิ่งนี้จะเรียกว่า "Earned Value"
  • เราสามารถนำค่า Earned Value มาใช้เทียบกับคุณค่าที่ควรจะเกิดขึ้นถ้าทุกอย่างเป็นไปตามแผน (Planned Value) และค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นจริง (Actual Cost) เพื่อมาวิเคราะห์ว่าในภาพรวมตอนนี้โปรเจ็คของเราก้าวหน้าเร็วกว่าที่กำหนดหรือช้ากว่าที่กำหนด และโปรเจ็คของเราใช้เงินมากเกินไปหรือน้อยเกินไป

(อ่านรายละเอียดเพิ่มเติมเรื่อง Earned Value)

Root Cause Analysis (การวิเคราะห์ต้นเหตุของปัญหา)

  • เมื่อวิเคราะห์ข้อมูลแล้วพบว่ามีปัญหาเกิดขึ้นในโปรเจ็คของเรา เช่น กิจกรรมบางส่วนล่าช้า เราจะต้องหาสาเหตุให้เจอ
  • เทคนิคที่สามารถนำมาใช้ในการทำ Root Cause Analysis เช่น การใช้แผนภูมิก้างปลา การทำ Problem Tree เป็นต้น

Trends Analysis (การวิเคราะห์แนวโน้ม)

  • แนวโน้มในอดีตจนถึงปัจจุบันอาจทำให้เราสามารถคาดการณ์ไปยังอนาคตได้ เช่น ถ้าโปรเจ็คเรามีแนวโน้มล่าช้ากว่าแผนที่วางไว้มาทุกสัปดาห์ ก็น่าจะมีโอกาสสูงที่เราก็จะล่าช้าไปจนจบโปรเจ็คถ้าเราไม่เปลี่ยนแปลงอะไร
  • เทคนิคที่สามารถนำมาใช้ในการวิเคราะห์แนวโน้ม เช่น การสร้าง Trend Line การทำ Extrapolation เป็นต้น
  • อย่างไรก็ตาม สำหรับบางอย่างแนวโน้มในอดีตจนถึงปัจจุบันอาจจะไม่ได้เป็นตัวชี้วัดว่าเราจะวิ่งไปบนแนวโน้มนี้เสมอ เพราะงานที่เกิดขึ้นคนละช่วงเวลาอาจจะถูกรับผิดชอบโดยทีมงานคนละส่วนกัน เช่น งานช่วงแรกที่ล่าช้าอาจจะมาจากปัญหาด้านการออกแบบ แต่พอมาถึงช่วงงานก่อสร้าง ทีมงานก่อสร้างที่มีขีดความสามารถอาจจะทำงานได้เร็วกว่าที่กำหนดก็ได้

Variance Analysis (การวิเคราะห์ความเบี่ยงเบน)

  • เมื่อเรารู้ว่าเราเริ่มออกนอกเส้นทางแล้ว อีกสิ่งที่สำคัญคือเราต้องบอกให้ได้ว่าเราออกนอกเส้นทางไปแล้วมากน้อยขนาดไหน นี่คือ "ความเบี่ยงเบน (Variance)"
  • ในการวิเคราะห์ Earned Value เรามีค่าความเบี่ยงเบนที่สำคัญ 2 ตัวคือ "Schedule Variance (SV)" ที่บอกให้เรารู้ว่าตอนนี้โปรเจ็คของเราก้าวหน้าเร็วกว่ากำหนดหรือล่าช้ากว่าที่กำหนด และ "Cost Variance (Cost Variance)" ที่จะบอกให้เรารู้ว่าโปรเจ็คของเราใช้เงินมากเกินไปหรือน้อยเกินไป

FAQ

คำถามที่เจอบ่อย ๆ ...

Q: เราไม่ใช้ PM Building Block นี้ได้ไหม เช่น ในโปรเจ็คที่มีขนาดเล็ก ๆ ไม่ซับซ้อน

A: ความจริงแล้วเราควรจะต้องใช้ PM Building Block นี้ในทุกกรณีนะ เพราะว่าเราไม่ควรทำโปรเจ็คโดยที่ไม่มีการติดตามและควบคุม แต่ระดับความเข้มข้นที่เราจะทำ Building Block นี้อาจจะแตกต่างกันได้

Related Items

สิ่งที่เกี่ยวข้อง...
No items found.