Develop Project Charter

เอกสารเชิงธุรกิจต่าง ๆ (Business Documents)

เอกสารที่เกี่ยวข้องซึ่งเป็นจุดตั้งต้นหรือที่มาของการทำโปรเจกต์ เช่น

• Business Case: มีคำอธิบายถึงเป้าหมายปลายทางที่ต้องการ รวมถึงการวิเคราะห์ข้อดีและข้อเสีย ซึ่งเป็นจุดตั้งต้นของการทำโปรเจกต์ใดๆ (อ่านเพิ่มเติมเกี่ยวกับ 'Business Case')
• Benefit Management Plan (แผนการบริหารผลประโยชน์): มีคำอธิบายถึงประโยชน์ (Benefits) ที่เราคาดหวังจะให้เกิดขึ้น

ข้อตกลง (Agreements)

อาจจะเป็นสัญญาจ้างอย่างเป็นทางการ หรือข้อตกลงที่เรามีร่วมกับเจ้าของโปรเจกต์ซึ่งเป็นผู้คิดค้นโปรเจกต์นี้ขึ้นมา (เช่น บันทึกการประชุม บันทึกการหารือ ที่ผ่านมาในอดีต ฯลฯ)

ในกระบวนการนี้เราจะได้เอกสารที่เรียกว่า "Project Charter" ขึ้นมา

Project Charter

เอกสาร Project Charter ของแต่ละองค์กรอาจจะมีหน้าตาแตกต่างกันออกไป แต่หลัก ๆ แล้วจะประกอบไปด้วยเนื้อหาประมาณนี้

• ชื่อโปรเจ็ค (Project Name)
• อธิบายการเปลี่ยนแปลง (Change) ที่โปรเจ็คของเราต้องการจะสร้างขึ้นมา ซึ่งประกอบด้วยคำอธิบายถึงสถานะปัจจุบัน (As-is State) ที่เป็นอยู่และคำอธิบายถึงสถานะในอนาคต (To-be State)
• รายการสิ่งที่โปรเจ็คส่งมอบ (Project Deliverables)
• ประโยชน์ที่ได้รับจากโปรเจ็ค (Benefits) รวมถึงอธิบายด้วยว่าใครเป็นผู้ที่ได้รับผลประโยชน์ (Beneficiaries)
• รายชื่อทีมงานโปรเจ็ค (Project Teams) รวมถึงผู้ที่จะมีบทบาทเป็น Project Manager ในโปรเจ็คนี้ ถ้ายังไม่รู้ชื่อเป๊ะ ๆ ว่าใครจะมาทำโปรเจ็คนี้ก็ระบุเป็นตำแหน่งไว้ก่อนก็ได้ เช่น Developer, Engineer เป็นต้น
• ทรัพยากรที่จะต้องใช้ในโปรเจ็คนี้ (Resources) ไม่ว่าจะเป็นวัสดุ อุปกรณ์ หรือผู้เชี่ยวชาญจากภายนอก
• กรอบเวลา (Timeframe)
• งบประมาณ (Budgets)
• ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย (Stakeholders)
• ปัจจัยภายนอกที่มีผลต่อการทำโปรเจ็ค (External Factors) ไม่ว่าจะเป็นปัจจัยในเชิงบวกที่ช่วยผลักดันให้การทำโปรเจ็คเราไปได้ราบรื่นมากขึ้น หรือปัจจัยในเชิงลบที่จะมาขัดขวางสร้างความยากลำบากให้กับโปรเจ็คของเรา

สามารถดาวโหลด Template ของ Project Charter ได้

‍

การศึกษาเอกสาร (Document Review)

เราต้องศึกษาและทำความเข้าใจเอกสารต่าง ๆ ที่กล่าวถึงใน "Inputs" ทั้งเอกสารเชิงธุรกิจ (Business Documents) และ/หรือข้อตกลงต่างๆ (Agreements) ที่เรามีอยู่ทั้งหมด เราอาจจะทำเครื่องหมายหรือจดสิ่งที่เราอ่านแล้วไม่เข้าใจ หรืออ่านแล้วตีความได้หลายมุม ซึ่งจะเป็นจุดที่เราจะไปหาความชัดเจนต่อไป

การประชุม (Meetings)

เราอาจจะเรียกประชุมกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย เจ้าของโปรเจกต์ และ/หรือทีมงานโปรเจกต์ (เช่น การประชุมเริ่มต้นโปรเจกต์หรือ Kick-off Meeting) เพื่อเปิดโอกาสให้ทุกคนมีส่วนร่วมในการสร้าง Project Charter ขึ้นมา หรือเราที่เป็น Project Manager อาจเป็นผู้ร่าง Project Charter ขึ้นมาก่อนตามความเข้าใจของเราก็ได้ แล้วจึงนำมาคุยกันในที่ประชุมเพื่อสรุปอีกที

ผู้เชี่ยวชาญ (Expert Judgement)

หากเป็นไปได้เราควรจะเรียกผู้เชี่ยวชาญที่มีประสบการณ์ในการทำโปรเจ็คลักษณะที่คล้ายกันมาช่วยในการสร้าง Project Charter ขึ้นมา เพราะเขาอาจจะมองเห็นอะไรที่เรามองข้ามไปได้ จะช่วยให้เราได้ Project Charter ที่มีความสมบูรณ์มากขึ้น

Q: เราไม่ทำ Project Charter ได้ไหม?

A: ถ้ามั่นใจและรู้สึกว่าเราและทีมงานเข้าใจโปรเจกต์นี้ดีอยู่แล้ว มองเห็นภาพตรงกัน ก็อาจไม่จำเป็นต้องสร้างเป็นเอกสาร Project Charter ขึ้นมาก็ได้ แต่ยังไงก็ตาม การใช้เวลาเขียนสิ่งที่เราคิดว่าเรารู้เกี่ยวกับโปรเจกต์นี้ออกมาเป็นเอกสาร จะทำให้เราเรียงลำดับความคิดได้ดีขึ้น และอาจจะค้นพบจุดที่ยังตกหล่นไปได้