Define Activities

Schedule Management Plan

(ดูรายละเอียดของกระบวนการ 'Plan Schedule Management')

• ถ้าโปรเจ็คเรามีเอกสาร Schedule Management Plan ให้เราลองไปทบทวนเอกสารตัวนี้ดูหน่อย เพราะว่ามันจะบอกเราว่าสำหรับโปรเจ็คนี้เราจะมีวิธีการใดในการมาสร้างรายการกิจกรรม? ใครเป็นคนรับผิดชอบ? แบบฟอร์มที่ต้องใช้หน้าตาเป็นยังไง? ต้องใช้ซอฟต์แวร์ไหนในการสร้างรายการกิจกรรมรึเปล่า?

Scope Baseline

(ดูรายละเอียดของกระบวนการ 'Create WBS' ซึ่งเราสร้าง Scope Baseline ขึ้นมา)

• รายการกิจกรรมของโปรเจ็คเรามาจากไหนกันนะ? ก็มาจาก Scope Baseline นี่แหล่ะ เพราะฉะนั้นเราต้องไปเอาเจ้าตัว Scope Baseline มาตั้งต้นเสมอในการไล่รายการกิจกรรมในโปรเจ็คของเรา ไม่อย่างงั้นเราอาจจะตกหล่นงานบางอย่างที่สำคัญไปได้
• อย่าลืมว่า Scope Baseline ประกอบด้วยเอกสารย่อยทั้งหมด 3 ตัว ได้แก่ (1) Project Scope Statement, (2) Work Breakdown Structure (WBS) และ (3) WBS Dictionary
• ถ้าเราสร้าง WBS ได้อย่างถูกต้อง ให้เราเริ่มจากการไปหยิบ "Work Package" ซึ่งเป็นหน่วยย่อยที่สุดใน WBS มาทำรายการกิจกรรมต่อได้เลย

เป้าหมายของเราในกระบวนการนี้คือการสร้าง "Activity List (รายการกิจกรรม)" ขึ้นมา

Activity List (รายการกิจกรรม)

Activity List เป็นเอกสารที่มีรายการของกิจกรรมในโปรเจ็คของเรา พร้อมทั้งรายละเอียดคำอธิบายกิจกรรมแต่ละตัว เพื่อให้ทีมงานโปรเจ็คสามารถทำความเข้าใจกิจกรรมแต่ละตัวได้ ส่วนมากแล้วเราจะทำเอกสารตัวนี้ในรูปแบบของตาราง

ในกรณีที่เราต้องการใส่ข้อมูลจำนวนมากให้กับกิจกรรมในโปรเจ็คของเราแต่ละตัว เราสามารถสร้าง Activity Attributes ขึ้นมาขยาย Activity List ได้

Activity Attributes (รายละเอียดกิจกรรม)

Activity Attributes เป็นเอกสารที่เราทำเสริมตัว Activity List ขึ้นมา เพื่อให้เราสามารถใส่ข้อมูลให้กับเจ้ากิจกรรมแต่ละตัวได้มากยิ่งขึ้น ส่วนมากแล้วข้อมูลอื่น ๆ ที่เรามักจะนำมาใส่ลงใน Activity Attributes เช่น

• เลขรหัสของกิจกรรมแต่ละตัว (Identifier)
• กิจกรรมก่อนหน้า (Precedessor)
• กิจกรรมที่จะตามมา (Successor)
• ข้อมูลเกี่ยวกับ Lead และ Lag
• ทรัพยากรที่ต้องใช้ในกิจกรรมนี้ ไม่ว่าจะเป็นคนที่ต้องมาทำกิจกรรมนี้ (รวมถึงจำนวนชั่วโมงการทำงานของแต่ละคนที่คาดว่าต้องใช้) ระยะเวลาของกิจกรรมนี้ งบประมาณ วัสดุ อุปกรณ์ต่าง ๆ
• สมมติฐานที่เกี่ยวข้อง
• กรอบเงื่อนไขต่าง ๆ

ให้นึกภาพเปรียบเทียบง่าย ๆ ว่าใบรายชื่อนักเรียนคือ Activity List ซึ่งส่วนมากก็จะมีแค่ชื่อ นามสกุล และอาจจะมีเลขประจำตัวกับข้อมูลอื่นอีกนิดหน่อย ส่วนแบบฟอร์มประวัตินักเรียนแต่ละคนก็คือ Activity Attributes ซึ่งนักเรียนหนึ่งคนจะมีแบบฟอร์มหนึ่งใบเป็นของตนเอง ซึ่งในใบประวัติจะมีรายละเอียดจำนวนมากอยู่ในนั้น เช่น วันเกิด ชื่อผู้ปกครอง ที่อยู่ ประวัติการศึกษา ฯลฯ

Decomposition (การย่อยของใหญ่ให้กลายเป็นของชิ้นเล็ก)

• Decomposition เป็นเทคนิคที่เราใช้ในการแบ่งย่อยของชิ้นใหญ่ให้กลายเป็นของชิ้นเล็ก ซึ่งสำหรับในกระบวนการนี้ มันหมายถึงการย่อย "Work Package" ให้กลายเป็น "กิจกรรม (Activity)" ยิ่งเราแบ่งย่อยลงไปได้มากเท่าไหร่ มันก็จะยิ่งจับต้องได้มากขึ้นเท่านั้น ซึ่งในระดับที่เราต้องการสำหรับการแผนงานในโปรเจ็คเราคือระดับของกิจกรรมนั่นเอง
• Work Package นึงสามารถแบ่งย่อยออกได้เป็นหลายกิจกรรม ให้เราตั้งคำถามว่า มีอะไรที่เราต้องทำบ้างเพื่อให้เกิด Work Package ขึ้นมา

Rolling Wave Planning

• สำหรับกิจกรรมหรืองานที่จะเกิดขึ้นในช่วงท้าย ๆ ของโปรเจ็ค บางทีเรายังไม่สามารถที่จะลงรายละเอียดมันได้ตั้งแต่ต้น อาจจะเพราะว่ามันขึ้นอยู่กับว่ากิจกรรมช่วงต้น ๆ ของโปรเจ็คเราดำเนินไปแล้วเป็นยังไงบ้าง หรือเรายังขาดข้อมูลสำคัญที่จะมาบอกว่าเราต้องทำอะไรบ้าง ณ ตอนนี้
• ในกรณีนี้ เราสามารถใช้เทคนิคของ Rolling Wave Planning ได้ นั่นก็คือ เราวางแผนละเอียดไปทีละช่วง ลงรายละเอียดของกิจกรรมเฉพาะในส่วนที่มีความชัดเจนและความแน่นอนระดับนึงแล้วเท่านั้น ส่วนไหนที่อยู่ห่างออกไปไกลมาเราจะยังไม่นำมันมาแตกรายละเอียด

ประชุมวางแผน

ในการสร้างรายการกิจกรรมเราอาจจะใช้วิธีเรียกประชุมทีมงานและผู้เกี่ยวข้องมาช่วยกันระดมความคิดเห็นเกี่ยวกับรายการของกิจกรรมได้

ผู้เชี่ยวชาญ

• ผู้ที่มีประสบการณ์หรือมีความเชี่ยวชาญในงานส่วนนั้น จะเป็นผู้ที่สามารถลงรายละเอียดของกิจกรรมได้มากที่สุด
• เราอาจจะให้คนที่มีความเชี่ยวชาญในงานส่วนนั้นเป็นคนทำ Decomposition จาก Work Package ลงไปเป็นระดับของกิจกรรมให้ก็ได้
• ส่วนมากแล้วผู้เชี่ยวชาญที่ว่าก็คือทีมงานโปรเจ็คของเราที่จะเป็นผู้ลงมือทำ Work Package แต่ละชิ้นนั่นเอง

Q: Activity List กับ Activity Attributes ต้องเป็นเอกสารแยกกันรึเปล่า

A: ไม่จำเป็น เราอาจนำรายละเอียดของแต่ละกิจกรรมที่อยู่ใน Activity Attributes มารวมเป็นส่วนหนึ่งของ Activity List ได้เหมือนกัน เพียงแต่เราจะได้ตารางของ Activity List ที่ใหญ่หน่อย

อย่างไรก็ตาม สำหรับโปรเจ็คที่มีความซับซ้อนและมีรายละเอียดเยอะ แต่ละกิจกรรมเราอาจจะต้องมีการติดตามข้อมูลหลายตัวมาก เช่น Lead, Lag, Precedessor, Successor เป็นต้น ซึ่งการนำข้อมูลทั้งหมดมายัดลงใน Activity List อาจจะไม่เหมาะกับการนำไปใช้งานสักเท่าไหร่ ในกรณีนี้ เราอาจจะทำ Activity และ Activity Attributes แยกกันก็ได้