นี่คือข้อมูลสำคัญที่จะขาดไม่ได้ในการทำ Building Block นี้ ในการที่เราจะควบคุมขอบเขตโปรเจกต์ได้นั้นคือการที่เราต้องทราบ Scope Baseline ที่ชัดเจน เพื่อที่ว่าถ้าเราเห็นว่าอะไรเริ่มไม่เป็นไปตาม Scope Baseline ของเรา ก็ถึงเวลาที่เราจะต้องทำอะไรบางอย่างเพื่อนำพาให้มันกลับมายัง Scope Baseline ที่ควรจะเป็น
ถ้าในโปรเจกต์ของเรามีการทำ Scope Management Plan ขึ้นมา ในนั้นจะมีการพูดถึงรายละเอียดวิธีการทำงานที่เราต้องใช้ในการทำ Building Block นี้
ถ้าในโปรเจกต์ของเรามีการทำ Requirement Management Plan ขึ้นมา ในเอกสารนี้จะมีการระบุถึงว่าเราจะจัดการกับความต้องการที่กำหนดขึ้นมาและมีการเปลี่ยนแปลงในโปรเจกต์เราได้อย่างไร ส่วนนึงของการควบคุมขอบเขตโปรเจกต์คือการดูแลว่าความต้องการต่างๆ ได้รับการถ่ายทอดลงไปสู่กิจกรรมต่างๆ ในโปรเจกต์เรา รวมถึงสิ่งที่โปรเจกต์ส่งมอบด้วยรึเปล่า
ถ้าในโปรเจกต์เรามีการทำ Change Management Plan ขึ้นมา ในเอกสารนี้จะมีการระบุถึงวิธีการที่เราจะใช้ในการควบคุมการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นในโปรเจกต์ของเรา การบริหารการเปลี่ยนแปลงก็เป็นส่วนหนึ่งที่สำคัญในการควบคุมขอบเขตโปรเจกต์
ในกรณีที่เราวิเคราะห์ข้อมูลต่าง ๆ ใน Building Block นี้แล้วพบว่าเรากำลังออกนอก Scope Baseline เราก็จะต้องหาแนวทางแก้ไข (Corrective) ให้โปรเจกต์เรากลับเข้าสู่ Scope Baseline ที่ควรจะเป็น หรือหาแนวทางป้องกัน (Preventive) เพื่อไม่ให้โปรเจกต์ของเราหลุดออกนอก Scope Baseline ไปมากกว่านี้
สิ่งที่เราอาจต้องทำคือเราต้องเปลี่ยนบางอย่างในแผน เช่น ปรับตารางเวลางาน เพิ่มทรัพยากรเพื่อให้งานเสร็จเร็วขึ้น ซึ่งเมื่อไหร่ที่เราต้องการจะเปลี่ยนการดำเนินงานไปจากแผนเดิม เราต้องทำ Change Requests ขึ้นมา เพื่อเข้าสู่กระบวนการอนุมัติการเปลี่ยนแปลงนั้นต่อไป
เพื่อให้เรารู้ว่าเราจะต้องลงมือทำอะไรรึเปล่าเพื่อควบคุมให้โปรเจกต์เรายังอยู่ใน Scope Baseline เราจะต้องทำการวิเคราะห์ Variance Analysis (การวิเคราะห์ความเบี่ยงเบน): ซึ่งการความเบี่ยงเบน (Variance) ในที่นี้จะเกิดขึ้นเมื่อเราเห็นว่าสิ่งที่เราทำในโปรเจกต์ ณ ตอนนี้เริ่มเกินหรือขาดจาก Scope Base ไปแล้ว ซึ่งการวิเคราะห์ Variance นี้จะต้องพยายามตอบให้ได้ว่าการเบี่ยงเบนนั้นมากหรือน้อย เกิดขึ้นตั้งแต่เมื่อไหร่ ต้นเหตุน่าจะมาจากอะไร
Q: เราสามารถข้ามกระบวนการนี้ไปได้ไหม?
A: ไม่ได้โดยเด็ดขาด! การที่เราไม่ควบคุมขอบเขตโปรเจกต์ (Project Scope) จะนำไปสู่สถานการณ์ที่เราใช้ทรัพยากรในโปรเจกต์ที่มีอยู่อย่างจำกัดไปกับสิ่งที่อยู่นอกเหนือขอบเขตโปรเจกต์ จนอาจนำไปสู่โปรเจกต์ที่ล้มเหลวได้ กระบวนการนี้เป็นกระบวนการที่สำคัญและจำเป็นต้องทำในทุกโปรเจกต์
