Description

เกี่ยวกับ Building Block นี้...
  • กระบวนการนี้เป็นการกำหนดวิธีการว่าเราจะมาบริหารจัดการตารางเวลางานในโปรเจ็คของเรากันได้ยังไงบ้าง เพื่อให้กิจกรรมต่าง ๆ ที่เราทำในโปรเจ็คเราเสร็จเรียบร้อยตรงตามเวลา
  • เราจะวางแผนและสร้างตารางเวลางานในโปรเจ็คเรากันยังไง?
  • เราจะลงมือทำงานตามตารางเวลากันยังไง?
  • เราจะติดตามความก้าวหน้าของกิจกรรมต่าง ๆ กันยังไง? ถ้าพบว่ากิจกรรมไหนที่ล่าช้าเราจะทำยังไง?
  • ประโยชน์ของการทำกระบวนการนี้คือ เราจะมีขั้นตอนในการทำงานที่ชัดเจนสำหรับทีมงานโปรเจ็ค ทุกคนจะเข้าใจว่าตัวเองมีบทบาทต้องทำอะไรบ้างเพื่อช่วยให้โปรเจ็คเราก้าวหน้าไปได้ตามกำหนดการที่วางไว้
  • เราจะทำกระบวนการนี้ในช่วงการวางแผนโปรเจ็ค (Planning)

Inputs

สิ่งที่เราต้องใช้ในการทำ Building Block นี้...

Project Charter

ถ้าในโปรเจ็คเรามี Project Charter เราควรจะไปทบทวนเอกสารนี้อีกครั้งนึง เพื่อทำความเข้าใจเกี่ยวกับโปรเจ็คที่เรากำลังจะทำ เป้าหมายของโปรเจ็ค ระยะเวลา ทรัพยากรที่เราจะใช้ รวมถึงเงื่อนไขข้อกำหนดต่าง ๆ และความซับซ้อนของโปรเจ็คที่เราจะทำ

ลักษณะของโปรเจ็คที่เราจะทำเป็นตัวกำหนดว่าเราจะใช้วิธีในการบริหารจัดการตารางเวลางานในโปรเจ็คอย่างไร

(ดูรายละเอียดของกระบวนการ 'Develop Project Charter')

(ดูรายละเอียดและ Template ของ 'Project Charter')

Development Approach

แนวทางในการบริหารจัดการโปรเจ็คของเราเป็นแบบ "Predictive Approach" หรือ "Adaptive Approach" หรือเป็นแบบผสมผสาน (Hybrid) วิธีการในการสร้าง Project Schedule จะแตกต่างกันออกไปตาม Development Approach ที่เราเลือกใช้ รวมถึงเครื่องมือต่าง ๆ ที่เราจะมาใช้ด้วย

Outputs

สิ่งที่เราจะได้จาก Building Block นี้...

เป้าหมายของเราในกระบวนการนี้คือการสร้าง Schedule Management Plan ขึ้นมา

Schedule Management Plan

Schedule Management Plan หรือ "แผนการบริหารจัดการตารางเวลางาน" เป็นส่วนหนึ่งของ Project Management Plan (ดูรายละเอียดได้ในกระบวนการ 'Develop Project Management Plan')

รูปแบบของ Schedule Management Plan จะเป็นเอกสารที่บอกวิธีการในการทำงาน (How-to Document) ในเรื่องที่เกี่ยวข้องกับตารางเวลางานในโปรเจ็คเรา (Project Schedule) เช่น

  • เราจะสร้าง Project Schedule กันได้ยังไง? ใช้เครื่องมืออะไร?
  • เราจะติดตามความก้าวหน้าตาม Project Schedule กันได้ยังไง? เราจะเก็บข้อมูลอะไรกันบ้าง?
  • เราจะควบคุมกิจกรรมต่าง ๆ ให้เป็นไปตาม Project Schedule ได้ยังไง? ถ้าพบว่ากิจกรรมส่วนไหนล่าช้าเราจะทำยังไง?

โดยทั่วไปแล้ว Schedule Management Plan จะประกอบด้วยเนื้อหาต่อไปนี้

  • การสร้าง Project Schedule: จะอยู่ในรูปแบบไหน เช่น Gantt Chart, Kanban Board, Activity List? จะใช้เครื่องมืออะไรในการสร้าง Project Schedule?
  • จังหวะในการส่งมอบ: เราจะส่งมอบ Project Deliverables ถี่ขนาดไหน ในช่วงเวลาใดบ้าง? ระยะเวลาของแต่ละ Sprint จะยาวขนาดไหน? เช่น ทุกสัปดาห์ ทุกสองสัปดาห์
  • หน่วยของเวลาที่เราจะใช้: ความละเอียดของหน่วยเวลาที่จะปรากฎใน Project Schedule เช่น หลักชั่วโมง หลักวัน หลักสัปดาห์ หลักเดือน เป็นต้น ซึ่งควรจะสอดคล้องกับระยะเวลาโดยรวมของการทำโปรเจ็ค
  • ความแม่นยำ: ในการประมาณการระยะเวลา (Duration) ในแต่ละกิจกรรม ควรจะต้องให้มีระดับความแม่นยำขนาดไหน เช่น +/- ไม่เกิน 10% เป็นต้น
  • การอัพเดทความก้าวหน้าของ Project Schedule: เราจะอัพเดทความก้าวหน้าใน Project Schedule กันถี่มากน้อยขนาดไหน? เช่น ตลอดเวลา ทุกสัปดาห์ ทุกเดือน เป็นต้น
  • Control Threshold: เรายอมรับความล่าช้าได้มากน้อยขนาดไหนก่อนที่จะต้องมาปรับแผนกัน เช่น ถ้ากิจกรรมล่าช้าไม่เกิน 10% ก็ไม่เป็นไร แต่ถ้าเกินกว่านั้นต้องแจ้ง Project Manager เป็นต้น
  • เกณฑ์ในการรายงานความก้าวหน้า: ปกติแล้วเราจะรายงานความก้าวหน้าของแต่ละกิจกรรมในรูปแบบ % ตั้งแต่ 0% คือยังไม่เริ่มทำ ไปจนถึง 100% ซึ่งคือจุดที่กิจกรรมนั้นสำเร็จครบถ้วน ซึ่งเราอาจจะต้องมีการกำหนดเกณฑ์ที่ชัดเจนว่าในแต่ละ % ความก้าวหน้า เช่น เมื่อร่างรายงาน Version 1 เสร็จแล้วสำหรับตรวจทาน สามารถรายงานความก้าวหน้าที่ 80% ได้ เป็นต้น
  • การรายงาน: เราจะรายงานความก้าวหน้าเกี่ยวกับตารางเวลางานในโปรเจ็คยังไง? เช่น สรุปในอีเมลทุกสัปดาห์ ใช้ Dashboard เป็นต้น ใครต้องได้รับรายงานบ้าง?

Tools & Techniques

เครื่องมือและเทคนิคที่เราใช้ใน Building Block นี้...

ทบทวนและวิเคราะห์เอกสาร

รวบรวมเอกสารที่เกี่ยวข้องตามที่ระบุไว้ในส่วน 'Inputs' แล้วลองอ่านทบทวนทำความเข้าใจเอกสารเหล่านั้น เพื่อให้เราเข้าใจภาพรวมและลักษณะของโปรเจ็คเรา ซึ่งจะเป็นตัวกำหนดว่าเราจะเลือกใช้วิธีการใดในการบริหารจัดการตารางเวลางานในโปรเจ็คนี้

ประชุมวางแผนงาน

บางครั้ง เราก็ไม่ควรจะนั่งคิดหรือทำเอกสารนี้คนเดียว แต่ควรจะให้ทีมงานโปรเจ็คเราเข้ามามีส่วนร่วมด้วย เราอาจจะนัดประชุมวางแผนงานขึ้นมาสักครั้งหนึ่ง แล้วใช้มันเป็นเวทีในการระดมความคิดเห็น (Brainstorming) จากทีมงานว่าเราจะใช้วิธีไหนในการบริหารจัดการตารางเวลางานในโปรเจ็คของเราดี เราในฐานะของ Project Manager จะมีบทบาทเป็นผู้นำการประชุมนี้

ในกรณีที่เราเป็นคนเขียน Schedule Management Plan ขึ้นมาเอง เราอาจจะใช้เวทีนี้ในการสอบถามความคิดเห็นจากทีมงานบนร่าง Schedule Management Plan ของเรา แล้วปรับแก้ตามความเหมาะสม

สอบถามผู้เชี่ยวชาญ

ผู้เชี่ยวชาญ (Subject Matter Expert: SME) ที่มีประสบการณ์ในการทำโปรเจ็คลักษณะคล้าย ๆ กันมาก่อนจะสามารถช่วยเราได้ในการเลือกใช้วิธีการที่เหมาะสมมาใช้บริหารจัดการตารางเวลางานในโปรเจ็คของเรา เราจึงอาจขอคำปรึกษาจาก SME หรืออาจจะให้เขาเข้ามาเป็นส่วนหนึ่งในการประชุมวางแผนงานก็ได้

FAQ

คำถามที่เจอบ่อย ๆ ...

Q: จำเป็นต้องมี Schedule Management Plan ในทุกโปรเจ็คเลยรึเปล่า

A: ไม่จำเป็นนะ เพราะถ้าเป็นโปรเจ็คขนาดเล็ก ๆ ที่ไม่ได้มีความซับซ้อนมาก ทีมงานโปรเจ็คเข้าใจอยู่แล้วว่ามีบทบาทต้องทำอะไรบ้างเพื่อให้โปรเจ็คก้าวหน้าตามที่กำหนดไว้ ก็ไม่จำเป็นต้องไปเขียนออกมาเป็นเอกสารให้ยุ่งยาก

นอกจากนี้ บางองค์กรอาจจะมีขั้นตอนในการควบคุมกำหนดการของโปรเจ็คทุกโปรเจ็คเหมือน ๆ กันอยู่แล้ว ซึ่งเราอาจจะนำขั้นตอนนั้นมาใช้ในโปรเจ็คของเราได้โดยตรงเลย ในกรณีนี้ก็ไม่จำเป็นที่จะต้องมีเอกสาร Schedule Management Plan เฉพาะสำหรับโปรเจ็คเรา

Related Items

สิ่งที่เกี่ยวข้อง...
No items found.