ถ้าในโปรเจ็คเรามี Project Charter เราควรจะไปทบทวนเอกสารนี้อีกครั้งนึง เพื่อทำความเข้าใจเกี่ยวกับโปรเจ็คที่เรากำลังจะทำ เป้าหมายของโปรเจ็ค ระยะเวลา ทรัพยากรที่เราจะใช้ รวมถึงเงื่อนไขข้อกำหนดต่าง ๆ และความซับซ้อนของโปรเจ็คที่เราจะทำ
ลักษณะของโปรเจ็คที่เราจะทำเป็นตัวกำหนดว่าเราจะใช้วิธีในการบริหารจัดการตารางเวลางานในโปรเจ็คอย่างไร
(ดูรายละเอียดของกระบวนการ 'Develop Project Charter')
(ดูรายละเอียดและ Template ของ 'Project Charter')
แนวทางในการบริหารจัดการโปรเจ็คของเราเป็นแบบ "Predictive Approach" หรือ "Adaptive Approach" หรือเป็นแบบผสมผสาน (Hybrid) วิธีการในการสร้าง Project Schedule จะแตกต่างกันออกไปตาม Development Approach ที่เราเลือกใช้ รวมถึงเครื่องมือต่าง ๆ ที่เราจะมาใช้ด้วย
เป้าหมายของเราในกระบวนการนี้คือการสร้าง Schedule Management Plan ขึ้นมา
Schedule Management Plan หรือ "แผนการบริหารจัดการตารางเวลางาน" เป็นส่วนหนึ่งของ Project Management Plan (ดูรายละเอียดได้ในกระบวนการ 'Develop Project Management Plan')
รูปแบบของ Schedule Management Plan จะเป็นเอกสารที่บอกวิธีการในการทำงาน (How-to Document) ในเรื่องที่เกี่ยวข้องกับตารางเวลางานในโปรเจ็คเรา (Project Schedule) เช่น
โดยทั่วไปแล้ว Schedule Management Plan จะประกอบด้วยเนื้อหาต่อไปนี้
รวบรวมเอกสารที่เกี่ยวข้องตามที่ระบุไว้ในส่วน 'Inputs' แล้วลองอ่านทบทวนทำความเข้าใจเอกสารเหล่านั้น เพื่อให้เราเข้าใจภาพรวมและลักษณะของโปรเจ็คเรา ซึ่งจะเป็นตัวกำหนดว่าเราจะเลือกใช้วิธีการใดในการบริหารจัดการตารางเวลางานในโปรเจ็คนี้
บางครั้ง เราก็ไม่ควรจะนั่งคิดหรือทำเอกสารนี้คนเดียว แต่ควรจะให้ทีมงานโปรเจ็คเราเข้ามามีส่วนร่วมด้วย เราอาจจะนัดประชุมวางแผนงานขึ้นมาสักครั้งหนึ่ง แล้วใช้มันเป็นเวทีในการระดมความคิดเห็น (Brainstorming) จากทีมงานว่าเราจะใช้วิธีไหนในการบริหารจัดการตารางเวลางานในโปรเจ็คของเราดี เราในฐานะของ Project Manager จะมีบทบาทเป็นผู้นำการประชุมนี้
ในกรณีที่เราเป็นคนเขียน Schedule Management Plan ขึ้นมาเอง เราอาจจะใช้เวทีนี้ในการสอบถามความคิดเห็นจากทีมงานบนร่าง Schedule Management Plan ของเรา แล้วปรับแก้ตามความเหมาะสม
ผู้เชี่ยวชาญ (Subject Matter Expert: SME) ที่มีประสบการณ์ในการทำโปรเจ็คลักษณะคล้าย ๆ กันมาก่อนจะสามารถช่วยเราได้ในการเลือกใช้วิธีการที่เหมาะสมมาใช้บริหารจัดการตารางเวลางานในโปรเจ็คของเรา เราจึงอาจขอคำปรึกษาจาก SME หรืออาจจะให้เขาเข้ามาเป็นส่วนหนึ่งในการประชุมวางแผนงานก็ได้
Q: จำเป็นต้องมี Schedule Management Plan ในทุกโปรเจ็คเลยรึเปล่า
A: ไม่จำเป็นนะ เพราะถ้าเป็นโปรเจ็คขนาดเล็ก ๆ ที่ไม่ได้มีความซับซ้อนมาก ทีมงานโปรเจ็คเข้าใจอยู่แล้วว่ามีบทบาทต้องทำอะไรบ้างเพื่อให้โปรเจ็คก้าวหน้าตามที่กำหนดไว้ ก็ไม่จำเป็นต้องไปเขียนออกมาเป็นเอกสารให้ยุ่งยาก
นอกจากนี้ บางองค์กรอาจจะมีขั้นตอนในการควบคุมกำหนดการของโปรเจ็คทุกโปรเจ็คเหมือน ๆ กันอยู่แล้ว ซึ่งเราอาจจะนำขั้นตอนนั้นมาใช้ในโปรเจ็คของเราได้โดยตรงเลย ในกรณีนี้ก็ไม่จำเป็นที่จะต้องมีเอกสาร Schedule Management Plan เฉพาะสำหรับโปรเจ็คเรา