นี่คือ Project Deliverables ที่ผ่านการตรวจรับเรียบร้อยแล้ว (ดูรายละเอียดใน Building Block: 'Validate Scope')
ในช่วงปิดโปรเจกต์ เราจะย้อนกลับมาดูแผนการบริหารโครงการ (Project Management Plan) ของเราอีกครั้งนึง เพื่อดูว่ามีอะไรบ้างที่เป็นไปตามแผนและมีอะไรที่ไม่เป็นไปตามนั้น รวมถึงประเมินว่าขั้นตอนการทำงานต่าง ๆ ในแผนของเราใช้งานได้จริงมากน้อยขนาดไหน
ทุกโปรเจกต์เกิดขึ้นมาเพื่อตอบโจทย์การสร้างการเปลี่ยนแปลงบางอย่าง ซึ่งเรามักจะมีการพูดถึงเป้าหมายการเปลี่ยนแปลงที่เราต้องการในเอกสารเชิงธุรกิจ (Business Documents) ไม่ว่าจะเป็น Business Case หรือ Benefit Management Plan (ถ้ามี) ดังนั้น ในช่วงการปิดโปรเจกต์ เราจึงต้องย้อนกลับมาทบทวนตรวจดูว่าสิ่งต่าง ๆ ที่เราคาดหวังไว้ในเอกสารเหล่านี้ ในท้ายที่สุดเกิดขึ้นจริงรึเปล่าหลังจากที่เราทำโปรเจกต์จนเสร็จเรียบร้อย
เราต้องกลับมาทบทวนข้อตกลงต่าง ๆ ที่เรามีไว้กับเจ้าของโปรเจกต์ ลูกค้า หรือผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในช่วงการปิดโปรเจกต์นี้ ไม่ว่าจะเป็นเอกสารสัญญาจ้าง บันทึกการประชุม บันทึกข้อตกลง ฯลฯ เพื่อดูให้แน่ใจว่าเราไม่ได้ทำอะไรผิดไปจากข้อตกลงที่เราเคยให้สัญญาไว้ก่อนหน้านี้ และไม่มีอะไรตกหล่นไปจากสิ่งที่เราส่งมอบ
เราต้องตรวจสอบการเอกสารการจ้างที่เราทำไว้กับคนที่เราจ้างมาช่วยงานในโปรเจกต์นี้ เช่น ผู้เชี่ยวชาญภายนอก ผู้รับจ้าง โดยดูถึงงวดและเงื่อนไขการจ่ายเงินต่าง ๆ เพื่อให้แน่ใจว่าเราจ่ายเงินครบก่อนที่จะปิดโปรเจกต์ และได้รับการส่งมอบสิ่งต่าง ๆ จากคนที่เราจ้างมาอย่างครบถ้วน
การส่งมอบสิ่งที่โครงการส่งมอบไปให้แก่เจ้าของโปรเจกต์ (Project Sponsor) ลูกค้่า (Client) หรือผู้ใช้งาน (Users) เพื่อให้พวกเขานำสิ่งที่ได้ไปใช้งานต่อจนเกิดประโยชน์ตามที่ต้องการ
บางครั้ง เราจะต้องจัดทำรายงานสรุปผลการทำโปรเจกต์ด้วย ทั้งนี้ ขึ้นอยู่กับข้อตกลงระหว่างเรากับเจ้าของโปรเจกต์ว่าจำเป็นต้องมีรายงานในส่วนนี้ไหม
ความจริงแล้วเราจะต้องคอยอัปเดต Lesson Learned Register ตลอดช่วงการทำโปรเจกต์ของเรา แต่ใน Building Block นี้ จะเป็นการสรุปผลของ Lesson Learned Register แล้วนำเอกสารนี้ไปจัดเก็บไว้ในที่กำหนดไว้ เพื่อที่ในอนาคตจะสามารถกลับมาอ้างอิงได้ในภายหลัง ถ้าต้องการ
ในขั้นตอนนี้ เราอาจจะนัดประชุมกับทีมงาน เจ้าของโปรเจกต์ และผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย เพื่อมาพูดคุยกันช่วงจบโปรเจกต์ก่อนที่จะแยกย้ายกันไป บางครั้งเราเรียกการประชุมนี้ว่า "การประชุมปิดโครงการ (Project Closing Meeting)"
เราวิเคราะห์ข้อมูลต่าง ๆ ในโปรเจกต์ของเราเพื่อประเมินผลการทำโปรเจกต์ (การประเมินนี้อาจจะต้องเป็นส่วนนึงที่อยู่ใน Final Report หรือรายงานฉบับสุดท้าย) โดยเราอาจจะต้องวิเคราะห์ความเบี่ยงเบนไปจากแผนที่วางไว้ตอนต้น (Variance Analysis) เพื่อดูว่า เราใช้เวลาในการทำโปรเจกต์มากไปหรือน้อยไปเมื่อเทียบกับแผน หรือเราใช้เงินในโปรเจกต์ไปมากกว่าหรือน้อยกว่างบประมาณที่ตั้งไว้ เป็นต้น
Q: เราไม่ทำขั้นตอนนี้ได้ไหม ข้ามไปทำโปรเจกต์อื่นเลย
A: ไม่แนะนำให้ข้ามขั้นตอนนี้ เพราะว่าอาจจะทำให้เราพลาดอะไรบางอย่างไปได้ เช่น ลืมจ่ายเงินงวดสุดท้ายให้กับคนที่เราจ้างมา ลืมจัดเก็บเอกสารบางส่วนทำให้หาไม่เจออีกต่อไป ฯลฯ
