ยินดีต้อนรับสู่ห้องสมุด Project Artifacts
Project Artifacts คือเอกสารที่เราใช้เป็นส่วนหนึ่งในการบริหารจัดการโครงการของเรา เพื่อจัดระบบความคิด และบันทึกข้อมูลสำคัญที่ทุกคนในทีมสามารถที่จะใช้อ้างอิงได้
เราไม่ได้เป็นแฟนพันธุ์แท้ของการสร้างเอกสารอะไรขึ้นมาเยอะแยะจนเกินเหตุนะ... แต่ต้องยอมรับว่าการที่เราใช้เวลามานั่งเขียนเอกสารขึ้นมาสักตัวเป็นการจัดระบบความคิดของตัวเองได้เป็นอย่างดี บางครั้งสิ่งที่เราคิดว่าเราเข้าใจดีพอต้องมาเขียนจริง ๆ อาจพบว่าเรายังขาดความเข้าใจในบางมิติอยู่ไม่น้อยเลยทีเดียว
Project Artifacts บนโลกใบนี้มีอยู่มากมายเต็มไปหมด เราคงไม่สามารถที่จะเอาทุกตัวมาเล่าให้ฟังได้ครบถ้วน แต่เราจะหยิบยกตัวที่สำคัญ ๆ มาให้ทุกคนได้ลองนำไปใช้งานกันดู
Project Charter เป็นเอกสารที่สร้างขึ้นมาโดย Project Sponsor (หรือใครก็ตามที่เป็นผู้ริเริ่มโปรเจ็ค) เพื่ออนุมัติการเกิดขึ้นของโปรเจ็คเราอย่างเป็นทางการ รวมถึงเพื่อมอบอำนาจในการบริหารจัดการโปรเจ็คนี้แก่ Project Leader ที่ได้รับมอบหมายใน Project Charter จะมีคำอธิบายเกี่ยวกับโปรเจ็คของเราแบบคร่าว ๆ (High-level Description) คนที่มาอ่าน Project Charter จะต้องสามารถเข้าใจเจ้าโปรเจ็คเราได้อย่างรวดเร็วว่าเขาเกิดขึ้นมาทำไม และอะไรคือเป้าหมายของเขา
Team Charter เป็นเอกสารที่ทีมงานโปรเจ็คเขียนร่วมกันเพื่อกำหนดค่านิยม (Values) ที่ทุกคนจะยึดถือร่วมกัน รวมถึงข้อตกลงและแนวทางในการทำงานร่วมกัน Team Charter ช่วยสร้างความชัดเจนในเรื่องพฤติกรรมที่เราคาดหวังจากทีมงานโปรเจ็คแต่ละคน หลีกเลี่ยงความเข้าใจผิดที่อาจเกิดขึ้นได้
Stakeholder Register เป็นเอกสารที่บันทึกข้อมูลเกี่ยวกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย (Stakeholder) ของโปรเจ็คเรา ซึ่งรวมถึงการทำความเข้าใจ วิเคราะห์ และประเมินผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและการจัดลำดับความสำคัญของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียด้วย
Work Breakdown Structure (WBS) เป็นการแบ่งย่อยสิ่งที่โปรเจ็คส่งมอบ (Project Deliverables) ออกเป็นงานชิ้นเล็ก ๆ อย่างเป็นลำดับชั้น (Hierarchical) ซึ่งจะเป็นการบ่งบอกถึงขอบเขตโครงการทั้งหมด (Project Scope) ที่เราและทีมงานต้องทำเพื่อให้บรรลุตามเป้าหมายของโปรเจ็ค ส่วนย่อยที่สุดของ WBS จะเรียกว่า "Work Package" ซึ่งจะเป็นส่วนที่เราจะสามารถประเมินงบประมาณและประมาณเวลาที่ต้องใช้
Activity List คือรายการของกิจกรรม (Activity หรือ Task) ที่เราต้องทำในโปรเจ็คของเราทั้งหมด พร้อมกับคำอธิบายกิจกรรมนั้น ๆ ซึ่งเราจะสร้าง Activity List ขึ้นมาภายหลังจากเราทำ WBS เพื่อให้เห็นถึงขอบเขตโครงการ (Project Scope) อย่างชัดเจนแล้ว ส่วน Activity Attribute คือคำอธิบายส่วนเพิ่มเติมของแต่ละกิจกรรมใน Activity List เช่น ความสัมพันธ์เชื่อมโยงระหว่างกิจกรรมแต่ละตัว ปริมาณทรัพยากรต่าง ๆ ที่ต้องใช้ในกิจกรรมนั้น ข้อจำกัดต่าง ๆ ที่ต้องคำนึงถึง ฯลฯ
Network Diagram เป็นแผนภาพที่แสดงให้เห็นถึงความสัมพันธ์ระหว่างกิจกรรมและงานต่าง ๆ ในโปรเจ็คของเรา โดยทั่วไปแล้วจะประกอบไปด้วย 2 ส่วนคือ Node และ Arrow Node คือกิจกรรม (Task) ที่ต้องทำในโปรเจ็คของเรา ซึ่งแต่ละ Node จะถูกเชื่อมโยงกันด้วย Arrow หรือลูกศรที่ลากเชื่อมความสัมพันธ์ระหว่าง Node ต่าง ๆ
Gantt Chart เป็นแผนภูมิแท่ง (Bar Chart) ที่ให้ข้อมูลเกี่ยวกับตารางเวลาในโปรเจ็คของเรา กิจกรรม (Activity) ต่าง ๆ ที่เราต้องทำจะถูกไล่เป็นรายการลงมาตามแนวตั้ง ส่วนแนวนอนจะแสดงถึงแกนเวลาที่วิ่งจากซ้ายไปขวา ช่วงเวลาที่เราต้องลงมือทำแต่ละงานจะถูกแสดงด้วยแท่งที่ลากจากวันที่เริ่มต้นงานนั้นไปยังวันที่สิ้นสุดการทำงานชิ้นนั้น ความยาวของแต่ละแท่งคือระยะเวลา (Duration) ที่ต้องใช้ในการทำแต่ละกิจกรรม
Milestone คือจุดของเหตุการณ์สำคัญในโปรเจ็ค เช่น จุดที่สิ่งที่โครงการส่งมอบ (Project Deliverables) บางชิ้นถูกสร้างขึ้น จุดที่เราได้รับอนุญาตหรืออนุมัติให้ทำอะไรบางอย่าง ฯลฯ Milestone Schedule เป็นเอกสารที่เราใช้บันทึก Milestone ต่าง ๆ ในโปรเจ็คของเราพร้อมกับวันที่ที่เราควรจะบรรลุ Milestone แต่ละตัว
Risk Register เป็นบันทึกที่เราใช้ในกระบวนการบริหารจัดการความเสี่ยง (Risk Management) ความเสี่ยงแต่ละตัวที่เราสามารถระบุขึ้นมาได้ในโปรเจ็คของเราไม่ว่าจะเป็นในช่วงเวลาไหนก็ตาม จะถูกบันทึกลงใน Register นี้ ซึ่งรวมถึงข้อมูลที่เกี่ยวข้อง เช่น ชื่อผู้ที่รับผิดชอบในการดูแลความเสี่ยงตัวนั้น ความน่าจะเป็น (Probability) ผลกระทบ (Impact) คะแนนความเสี่ยง (Risk Score) แผนการในการรับมือกับความเสี่ยงแต่ละตัว (Planned Risk Response)
Communication Plan เป็นแผนที่ใช้อธิบายถึงแนวทางในการสื่อสารที่เกิดขึ้นในโปรเจ็ค ทั้งระหว่างทีมงานโปรเจ็คด้วยกัน ระหว่างทีมงานโปรเจ็คกับหน่วยงานอื่น ๆ ในองค์กรเรา และกับหน่วยงานภายนอก ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในวงกว้าง Communication Plan จะอธิบายว่าเราจะสื่อสารกับใครบ้าง มีวัตถุประสงค์ในการสื่อสารอย่างไร ใช้ช่องทางใดในการสื่อสาร และเมื่อไหร่บ้างที่เราจะสื่อสาร
issue (ปัญหา/อุปสรรค) คือ สถานการณ์หรือสถานะที่เกิดขึ้นแล้วส่งผลกระทบต่อโปรเจ็คของเรา ซึ่งในระหว่างการทำโปรเจ็คเราต้องจัดการกับ Issue ที่เกิดขึ้น เพื่อให้โปรเจ็คของเราเดินหน้าไปถึงจุดหมายปลายทางได้ Issue Log เป็นเอกสารที่เราใช้ในการรวบรวม ติดตาม และจัดการกับประเด็นปัญหาอุปสรรคต่าง ๆ (Issue) ที่เกิดขึ้นกับโปรเจ็คของเรา ในบันทีกนี้จะมีการระบุถึงทีมงานโปรเจ็คที่มีหน้าที่รับผิดชอบในการติดตามดูแลการจัดการกับ Issue แต่ละตัว
Earn Value Method (EVM) เป็นกระบวนการที่เราใช้ในการวิเคราะห์ความก้าวหน้าของโปรเจ็คและสมรรถนะ (Performance) ของเขา โดยเป็นวิธีการที่ผสมผสานหลายการตรวจวัดข้อมูลจากหลายส่วนเข้าด้วยกัน ประกอบด้วย ขอบเขตโครงการ (Project Scope) ตารางเวลา (Schedule) และทรัพยากร (Resources) การคำนวณ EVM อาจดูซับซ้อนแต่ความจริงแล้วอาศัยการใช้ข้อมูลตั้งต้นเพียงไม่กี่ตัวมาคำนวณตามสูตร ซึ่งจะทำให้เราเห็นถึงภาพรวมความก้าวหน้าของโปรเจ็คเราได้ รวมถึงช่วยให้เราสามารถมีหลักการในการพยากรณ์สิ่งที่จะเกิดขึ้น ณ จุดสิ้นสุดโปรเจ็คได้ด้วย
Lesson Learned Register เป็นบันทึกสำหรับสิ่งที่เราเรียนรู้ ความรู้ใหม่ ๆ ที่เราได้รับ ทั้งในเชิงบวกและในเชิงลบ เพื่อที่เราจะสามารถใช้สิ่งที่เราเรียนรู้ในอนาคตเพื่อยกระดับขีดความสามารถในการทำโปรเจ็คของเราให้ได้ดียิ่งขึ้น รวมถึงเพื่อหลีกเลี่ยงความผิดพลาดต่าง ๆ ที่เคยมีมาก่อนแล้วในอดีต ประโยชน์ของ Lesson Learned Register ไม่ได้จำกัดอยู่แค่กับทีมงานโปรเจ็คเท่านั้น องค์ความรู้ต่าง ๆ ยังสามารถแชร์ไปยังระดับองค์กรของเราด้วย กับคนอื่น ๆ ที่อาจจะต้องมาทำอะไรคล้าย ๆ กับโปรเจ็คเราในอนาคต
Change Log เป็นตารางที่เราสร้างขึ้นมาเพื่อใช้จดบันทึกการเปลี่ยนแปลงต่าง ๆ ที่ผ่านเข้ามาในโปรเจกต์ของเรา ไม่ว่าจะเป็น Project Sponsor (เจ้าของโปรเจกต์) ที่อยากจะขอเปลี่ยนแปลงขอบเขตงานหรือเปลี่ยนความต้องการ หรือจะมาจากทีมงานโปรเจกต์ของเราเอง ที่พบว่าแผนที่เราวางไว้ตั้งแต่ต้นเป็นไปไม่ได้ หรือไม่ได้นำเราไปสู่เป้าหมายปลายทางที่เราต้องการ
Assumption Log เป็นตารางที่เราใช้จดบันทึกสมมติฐาน (Assumption) ต่าง ๆ ที่เรามีในการทำโปรเจกต์ หลายครั้งเราจะพบว่าเราต้องเดาหรือตั้งสมมติฐานบางอย่างในสิ่งที่เราไม่รู้ หรือไม่สามารถหาคำตอบ ณ ขณะนั้นได้ เพื่อให้เราสามารถวางแผนโปรเจกต์หรือลงมือทำโปรเจกต์ต่อไปได้ การตั้งสมมติฐานเป็นเรื่องปกติในการทำโปรเจกต์ แต่สิ่งที่สำคัญคือเราจะต้องบันทึกสมมติฐานเหล่านั้นไว้
Project Life Cycle เป็นแผนภาพที่จะแสดงให้เห็นถึงภาพรวมของการเดินทางของโปรเจกต์เราตั้งแต่ต้นจนจบ โดยจะแสดงให้เห็นถึง Milestone (จุดเหตุการณ์สำคัญ) ที่เกิดขึ้นระหว่างการทำโปรเจกต์ รวมถึงการแบ่งโปรเจกต์เราออกเป็นเฟสต่าง ๆ
KonneXXi
You & 21st Century Skills in Enjoyable Ways
KonneXXi ช่วยพัฒนาความรู้และทักษะที่จำเป็นสำหรับการใช้ชีวิตและทำงานอยู่ในศตวรรษที่ 21 ซึ่งเป็นยุคสมัยที่มีการเปลี่ยนแปลงอย่างตลอดเวลา ทำให้เราทุกคนต้องเรียนรู้สิ่งต่าง ๆ เพื่อรับมือกับการเปลี่ยนแปลงที่ผ่านเข้ามา เราแปลงหลักการที่ซับซ้อนให้กลายเป็นเรื่องราวที่สนุกสนานและเข้าใจง่าย เพราะว่าการเรียนรู้ไม่จำเป็นต้องเครียดเสมอไป
บริษัท คอนเน็กซ์ซี่ จำกัด (เลขที่: 0105567254805)
70/163 ซอย 01 ถนนกาญจนาภิเษก 7 แขวงคันนายาว เขตคันนายาว กรุงเทพมหานคร 10230
E | thachatat.main@konnexxi.com
T | (+66) 61 954 5554
