Project Charter เป็นเอกสารที่สร้างขึ้นมาโดย Project Sponsor (ผู้สนับสนุนโปรเจ็ค) หรือใครก็ตามที่เป็นผู้ริเริ่มโปรเจ็ค มันเป็นเอกสารที่ทำขึ้นมาเพื่ออนุมัติการเกิดขึ้นมาของโปรเจ็คเราอย่างเป็นทางการ รวมถึงเพื่อมอบอำนาจในการบริหารจัดการโปรเจ็คนี้แก่ผู้นำโปรเจ็ค (Project Leader) ที่ได้รับมอบหมาย
ใน Project Charter จะมีคำอธิบายเกี่ยวกับโปรเจ็คของเราแบบคร่าว ๆ (High-level Description) คนที่มาอ่าน Project Charter จะสามารถทำความเข้าใจได้อย่างรวดเร็วว่าเจ้าโปรเจ็คของเราเกิดขึ้นมาทำไม เพื่ออะไร และเป้าหมายของเขาที่การจะมุ่งหน้าไปคือทิศทางไหน
Project Charter เป็นเอกสารที่ทำขึ้นในช่วงการเริ่มต้นโปรเจ็ค (Initiating) เพื่อให้เราและทีมงานโปรเจ็คเห็นภาพและเข้าใจโปรเจ็คของเราได้ตรงกันซะก่อน ก่อนที่เราจะลงไปเริ่มวางแผนด้วยซ้ำ
ในช่วงการวางแผน (Planning) เราอาจจะต้องกลับมาดูเอกสาร Project Charter ของเราเป็นระยะ ๆ เพื่อให้แน่ใจว่าแผนการที่เราทำขึ้นมานั้นยังสอดคล้องกับวัตถุประสงค์และเป้าหมายปลายทางของเจ้าโปรเจ็คเรา ในช่วงการลงมือทำ (Executing) เราจะเจอกับการเปลี่ยนแปลงต่าง ๆ ที่วิ่งเข้ามาในโปรเจ็คของเรา อาจจำเป็นต้องมีการตัดสินใจว่าเราจะเปลี่ยนเส้นทางหรือทิศทางของเจ้าโปรเจ็คไหม ซึ่ง ณ วันนั้น เราควรจะต้องมานั่งดูว่าถ้าเราเปลี่ยนทิศทางไปแล้ว เราจะยังไปถึงเป้าหมายปลายทางตาม Project Charter ได้อยู่ไหม หรือเราต้องปรับ Project Charter ตามสถานการณ์การเปลี่ยนแปลง
ในช่วงการติดตามและควบคุม (Monitoring & Controlling) เราจะมาดูว่าสิ่งที่โปรเจ็คเราสร้างขึ้นมาและส่งมอบสอดคล้องกับสิ่งที่เขียนไว้ใน Project Charter อยู่ไหม
Project Charter มีอยู่มากมายหลายรูปแบบ Template ของ Project Charter บางตัวเป็นเพียงแค่เอกสารสั้น ๆ หน้าเดียวมีสรุปแค่ข้อมูลสำคัญ ๆ ของแต่ละโปรเจ็ค แต่ Template บางตัวก็จะมีความยาวระดับนึง ประกอบด้วยข้อมูลในรายละเอียดที่รอบด้านมากกว่า
สำหรับ Project Charter Template ของ KonneXXi นั้นจะเป็นเอกสารสรุปแค่หน้าเดียวซึ่งประกอบไปด้วยข้อมูลสำคัญ ๆ 13 ตัวของโปรเจ็คเรา แต่ละส่วนจะมีแค่คำอธิบายสั้น ๆ โดยสังเขป ซึ่งเราเน้นความเรียบง่ายของเอกสารแต่ให้คนที่มาอ่านมองเห็นภาพรวมได้ในทุก ๆ มิติสำคัญของโปรเจ็คเรา
ใน Template นี้จะประกอบไปด้วยข้อมูลสำคัญ 13 ตัว ได้แก่
1 To-be World (โลกเป้าหมายปลายทาง): ให้เราอธิบายโลก To-be ที่เป็นเป้าหมายปลายทางของโปรเจ็คเรา โปรเจ็คของเรากำลังจะสร้างให้อะไรเกิดขึ้นมา นี่เป็นส่วนสำคัญที่จะทำให้เราและทีมงานมองเห็นบทบาทของโปรเจ็คเราในการเปลี่ยนแปลงที่เราต้องการได้ชัดเจน
เวลาที่เราเขียนช่องนี้ ให้เราอธิบายเกี่ยวกับผู้คนบนโลก To-be นี้ด้วย อย่าเขียนคำอธิบายเป็นโลกที่ไม่มีคนอยู่ เพราะคนจะเป็นเป้าหมายสำคัญที่เราต้องการสร้างการเปลี่ยนแปลงให้เกิดขึ้น ซึ่งในตัวอย่างการกรอก Template จะเห็นว่ามีพูดถึงคนที่เป็นเจ้าของธุรกิจร้านกาแฟด้วย ว่าเขาจะมีรายได้เสริมเพิ่มเติม และมีความสุขกับการได้ทำธุรกิจที่เป็นงานอดิเรกของตัวเอง ไม่ได้เขียนแค่ว่าโลกปลายทางมีร้านกาแฟเกิดขึ้นมาแล้วจบแค่เท่านั้น
2 As-is World (โลกปัจจุบัน): ในช่องนี้เราจะเขียนอธิบายโลก As-is อะไรคือสิ่งที่เกิดอยู่ในปัจจุบัน ทำไมเราไม่ชอบไม่อยากอยู่ตรงนี้ มีอะไรเป็น Pain Point ของโลกที่เราอยู่ในปัจจุบันบ้าง
เช่นเดียวกับช่อง 1 (To-be World) ให้เราเขียนคำอธิบายเกี่ยวกับผู้คนลงไปตรงนี้ด้วย
3 Beneficiaries (ผู้ได้รับผลประโยชน์): ใครเป็นผู้ได้ประโยชน์โดยตรงจากการเปลี่ยนแปลงที่สร้างขึ้นมาโดยโปรเจ็คของเรา
4 Planned Benefits (ผลประโยชน์ที่คาดว่าจะได้รับ): ประโยชน์ (Benefits) ที่เราคาดหวังจะสร้างให้เกิดขึ้นมาจากโปรเจ็คนี้มีอะไรบ้าง เช่น สร้างรายได้เพิ่มเติม ลดรายจ่าย ทำให้มีความสุข ทำให้ดูเท่ห์ ฯลฯ
5 Project Deliverables (สิ่งที่โครงการส่งมอบ): เขียนรายการสิ่งที่โปรเจ็คเราส่งมอบ (Project Deliverables) ลงมาในช่องนี้ เมื่อเขียนเสร็จให้ลองกลับไปเทียบดูกับข้อ 1-4 ที่อยู่ข้างบน แล้วตอบให้ได้ว่ารายการ Project Deliverables ของเราเชื่อมโยงสอดคล้องกับแต่ละข้ออย่างไรบ้าง ถ้ายังตอบไม่ได้หรือตอบได้ไม่ชัดแสดงว่าสิ่งที่โปรเจ็คเรากำลังพยายามสร้างขึ้นมาอาจจะไม่ได้ตอบโจทย์การเปลี่ยนแปลงที่เรากำลังต้องการอยู่ก็ได้
6 Project Team (ทีมงานโครงการ): ใครจะมาทำหน้าที่เป็น Project Leader / Project Manager และใครบ้างที่จะเข้ามาเป็นสมาชิกในทีมงานโครงการ (Project Team) ของเรา
7 Resources (ทรัพยากร): ทรัพยากรที่เราต้องใช้ในโปรเจ็คของเรามีอะไรบ้าง ลองเขียนรายการทรัพยากรตัวสำคัญ ๆ ลงมาในช่องนี้ดู เราจะแยกส่วนนี้ออกเป็น 3 ประเภทหลัก ๆ ได้แก่
8 Stakeholders (ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย): ไล่รายชื่อของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่สำคัญ ๆ ในโปรเจ็คของเราไว้ในช่องนี้ ไม่จำเป็นต้องไล่ให้ครบทุกคนเพราะว่าส่วนที่เราจะมาลงรายละเอียดเรื่อง Stakeholder จะอยู่ในเอกสารอีกตัวที่เรียกว่า "Stakeholder Registry" (อ่านเพิ่มเติมเรื่อง Stakeholder Registry)
9 Tailwind (ลมส่งท้าย): ลมที่ช่วยผลักช่วยส่งให้โปรเจ็คเราเดินหน้าไปได้ พูดง่าย ๆ ก็คือปัจจัยหรือสภาพแวดล้อมที่สนับสนุนให้โปรเจ็คเราวิ่งไปสู่จุดหมายปลายทางได้สะดวกมากขึ้น ให้เราลองนั่งนึกดูว่า ณ ตอนนี้มีปัจจัยภายนอกอะไรบ้างที่สามารถสนับสนุนโปรเจ็คเราได้ เช่น นโยบายที่เป็นมิตรและช่วยให้เราทำโปรเจ็คของเราได้สะดวกมากขึ้น
10 Headwind (ลมต้าน): ลมที่พัดให้โปรเจ็คเราเดินได้ช้าลงหรืออาจวิ่งถอยหลัง พูดง่าย ๆ ก็คือปัจจัยหรือสภาพแวดล้อมที่ต้านหรือขัดขวางให้เราวิ่งไปถึงจุดหมายปลายทางได้ยากมากขึ้น ให้เราลองนั่งนึกดูว่ามีปัจจัยภายนอกอะไรบ้างที่ต่อต้านโปรเจ็คเรา เช่น แนวโน้มผู้บริโภคที่เปลี่ยนแปลงไปที่ทำให้โปรเจ็คเราอาจจะล้มเหลวได้
11 Timeframe (กรอบเวลา): กรอบเวลาเบื้องต้นของโปรเจ็คนี้เป็นอย่างไรบ้าง น่าจะใช้เวลานานเท่าไหร่ (ถ้ามีกำหนดไว้อยู่แล้ว) ในส่วนนี้อาจจะเป็นเพียงแค่กรอบระยะเวลากว้าง ๆ ที่ผู้สนับสนุนหรือเจ้าของโปรเจ็คสื่อสารให้เรารู้ แต่กรอบเวลาที่จะใช้ในการทำโปรเจ็คจริง ๆ จำเป็นต้องอาศัยการวางแผนละเอียดอีกที
12 Budget (งบประมาณ): กรอบงบประมาณเบื้องต้นของโปรเจ็คนี้เป็นเท่าไหร่ (ถ้ามีกำหนดไว้อยู่แล้ว) เช่นเดียวกับช่อง 11 (Timeframe) ในส่วนนี้จะเป็นเพียงแค่กรอบงบประมาณคร่าว ๆ ที่ผู้สนับสนุนหรือเจ้าของโปรเจ็คสื่อสารให้เรารู้ แต่งบประมาณจะต้องได้รับการคอนเฟิร์มจริงภายหลังจากที่เราวางแผนโปรเจ็คละเอียดแล้ว
13 Assumptions (สมมติฐาน): รายการของสมมติฐานหลัก ๆ ที่เราใช้เป็นพื้นฐานในการวางแผนโปรเจ็ค บางครั้งในเริ่มต้นตั้งโปรเจ็คเราจะยังมีหลาย ๆ อย่างที่เรายังไม่รู้แน่นอนชัดเจน แต่เพื่อให้เราสามารถเดินหน้าต่อไปได้เราเลยอนุมานบางอย่างไปก่อน ซึ่งเราจะต้องเอาพวกสมมติฐานที่เราตั้งไว้มาเขียนให้ชัดเจนในช่องนี้
