Risk Register เป็นบันทึกที่เราใช้ในกระบวนการบริหารจัดการความเสี่ยง (Risk Management) ความเสี่ยงแต่ละตัวที่เราสามารถระบุขึ้นมาได้ในโปรเจ็คของเราไม่ว่าจะเป็นในช่วงเวลาไหนก็ตาม จะถูกบันทึกลงใน Register นี้ ซึ่งรวมถึงข้อมูลที่เกี่ยวข้อง เช่น ชื่อผู้ที่รับผิดชอบในการดูแลความเสี่ยงตัวนั้น ความน่าจะเป็น (Probability) ผลกระทบ (Impact) คะแนนความเสี่ยง (Risk Score) แผนการในการรับมือกับความเสี่ยงแต่ละตัว (Planned Risk Response)
Risk Registry เป็นเอกสารที่ควรจะมีในทุกโปรเจ็คที่เราทำ
Risk Registry Template ของ KonneXXi ครอบคลุมทั้ง 3 ระยะของการบริหารจัดการความเสี่ยง (Risk Management) ได้แก่ Identify (ระบุตัวให้ครบ) Analyze (การวิเคราะห์) และ Plan Response (วางแผนรับมือ)
ขั้นตอนแรกสุดในการบริหารจัดการกับความเสี่ยงคือการหาพวกมันให้เจอให้ได้มากที่สุด พยายามไล่รายการความเสี่ยงออกมาให้ได้มากที่สุดโดยอาศัยมุมมองในทีมที่หลากหลาย
1 Risk: ตั้งชื่อให้กับเจ้าความเสี่ยง (Risk) ของเรา
2 Description: เขียนคำอธิบายเกี่ยวกับความเสี่ยงแต่ละตัวว่ามันคืออะไร มีที่มาจากอะไร มีใครเกี่ยวข้องบ้าง มันอาจสร้างผลกระทบอะไรต่อโปรเจ็คเราได้บ้าง
เมื่อเราได้รายการเจ้าความเสี่ยงมาแล้ว เราก็ต้องมาวิเคราะห์เพื่อจัดลำดับความสำคัญของพวกมัน โดยความเสี่ยงแต่ละตัวจะมีลักษณะที่ใช้อธิบายตัวมัน 2 ส่วน คือ Impact (ผลกระทบถ้ามันเกิดขึ้นมา) และ Probability (ควาเป็นไปได้ที่จะเกิดขึ้นมาจริง)
3 Impact: ให้คะแนนระดับของผลกระทบหากความเสี่ยงตัวนี้เกิดขึ้นมาจริง โดยใน Template นี้เราจะให้ประเมินโดยใช้เกณฑ์คะแนน 1 - 5 โดยจะให้ 5 คะแนนกรณีที่ความเสี่ยงนั้นสามารถก่อให้เกิดผลกระทบได้สูง และให้ 1 คะแนนในกรณีที่ความเสี่ยงนั้นส่งผลกระทบต่อโปรเจ็คน้อย
4 Probability: ให้คะแนนโอกาสความเป็นไปได้ที่ความเสี่ยงตัวนี้จะเกิดขึ้น โดยใน Template นี้เราจะให้ประเมินโดยใช้เกณฑ์คะแนน 1 - 5 โดยจะให้ 5 คะแนนกรณีที่ความเสี่ยงนั้นมีโอกาสเกิดขึ้นจริงสูงมาก และให้ 1 คะแนนในกรณีที่ความเสี่ยงนั้นมีโอกาสเกิดขึ้นจริงน้อยมาก
5 Risk Level: คำนวณระดับความเสี่ยงโดยนำคะแนนจากข้อ 3 คูณกับคะแนนในข้อ 4 ยิ่งระดับความเสี่ยงสูง ยิ่งต้องคอยจับตามองความเสี่ยงตัวนั้นไว้ให้ดี
ในท้ายที่สุดแล้วเราต้องการที่จะเตรียมการไว้ล่วงหน้าเพื่อรับมือกับความเสี่ยงต่าง ๆ
6 Planned Response: ลองวางแผนดูว่าเราจะมีแนวทางในการรับมือกับความเสี่ยงแต่ละตัวได้อย่างไรบ้าง อาจอ้างอิงเทียบกับหลักการ “TAME the risk” ก็ได้
