Issue (ประเด็น/ปัญหา) คือ สถานการณ์หรือสถานะที่เกิดขึ้นแล้วส่งผลกระทบต่อโปรเจ็คของเรา ซึ่งในระหว่างการทำโปรเจ็คเราต้องจัดการกับ Issue ที่เกิดขึ้น เพื่อให้โปรเจ็คของเราเดินหน้าไปถึงจุดหมายปลายทางได้
Issue Log เป็นเอกสารที่เราใช้ในการรวบรวม ติดตาม และจัดการกับ Issue ต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นกับโปรเจ็คของเรา ในบันทีกนี้จะมีการระบุถึงทีมงานโปรเจ็คที่มีหน้าที่รับผิดชอบในการติดตามดูแลการจัดการกับ Issue แต่ละตัว
เรามักจะเตรียม Issue Log ไว้ตั้งแต่ช่วงวางแผน (Planning) แต่เราจะเริ่มสร้าง Issue Log ขึ้นมาเมื่อเริ่มมีประเด็น/ปัญหา (Issue) ตัวแรกเกิดขึ้นมาแล้วเราบันทึกมันลงไปใน Issue Log ของเรา ในช่วงการลงมือทำ (Executing) และในช่วงติดตามและควบคุม (Monitoring & Controlling) เราก็จะคอยติดตามสถานะของ Issue แต่ะละตัวเพื่อดูว่าตัวไหนที่ยังอยู่ ตัวไหนที่เราแก้ไขไปแล้ว
Issue Log Template ของ KonneXXi เป็นตาราง Excel แบบง่าย ๆ ที่สามารถใช้บันทึก Issue ที่เกิดขึ้นมาในโปรเจ็คของเราได้
1 Date (วันที่เจอ): ช่องนี้ใช้ลงวันที่ที่เราเจอ Issue ตัวนั้น และนำมันมาบันทึกลงใน Issue Log เมื่อไหร่ก็ตามที่เราพบเจอ Issue เกิดขึ้นมา เราควรรีบนำมากรอกใน Issue Log ทันทีเพื่อป้องกันไม่ให้ลืมหรือตกหล่น
2 Issue (ชื่อของ Issue): ในช่องนี้ให้เราตั้งชื่อให้กับ Issue ที่เจอ เอาแค่สั้น ๆ พอให้อ่านแล้วเข้าใจเห็นภาพว่ามันคืออะไร เกี่ยวกับอะไร รายละเอียดปลีกย่อยต่าง ๆ เราจะนำไปกรอกในช่องที่ 3 (Description)
3 Description (คำอธิบาย): ในช่องนี้ให้เขียนคำอธิบายเพื่อเล่าเกี่ยวกับ Issue นี้ในรายละเอียด อธิบายถึงเหตุการณ์หรือเรื่องราวที่เกิดขึ้นที่นำมาสู่ Issue ดังกล่าว อาจมีการวิเคราะห์ต้นเหตุว่าน่าจะเกิดจากอะไร ส่งผลกระทบอะไรบ้าง
4 Raised by (ผู้บันทีก): ในช่องนี้ให้เราเขียนชื่อของคนที่ยก Issue นี้ขึ้นมา ส่วนมากแล้วก็คือคนที่ไปพบเจอ Issue นั้น นี่คือคนที่สามารถอธิบายเกี่ยวกับ Issue ที่เกิดขึ้นได้ดีที่สุด เนื่องจากเป็นคนที่ประสบพบเจอกับ Issue นั้นด้วยตัวเอง การที่เราใ่ส่ชื่อคนนั้นไว้ตรงนี้จะทำให้เรารู้ว่าถ้าเราต้องการข้อมูลหรือรายละเอียดปลีกย่อยเพิ่มเติม เราจะต้องไปคุยกับใคร
5 Required Actions (สิ่งที่ต้องทำ): ในช่องนี้ให้เขียนสิ่งที่เราต้องทำเพื่อจัดการกับ Issue นั้น พูดง่าย ๆ ก็คือแนวทางในการแก้ไขว่าจะเดินไปในทิศทางไหนนั่นแหล่ะ
6 Who (ผู้รับผิดชอบ): ให้เขียนชื่อคนในทีมที่มีหน้าที่ไปจัดการกับ Issue นั้น ตามแนวทางที่เขียนไว้ในข้อ 5 (Required Actions)
ทั้งนี้ ไม่จำเป็นที่ชื่อของคนที่อยู่ในช่อง 4 (Raised by) และ ช่อง 6 (Who) จะต้องเป็นคนคนเดียวกันเสมอ เช่น ระหว่างก่อสร้างเกิดเหตุที่ทำให้อุปกรณ์ก่อสร้างพังเสียหาย ทีมก่อสร้างอาจจะเป็นคนเจอ (ชื่อในช่อง Raised by) ซึ่งนี่คือคนที่จะอธิบายถึง Issue ได้ดีที่สุด แต่คนที่มีหน้าที่เข้ามาจัดการซ่อมอุปกรณ์ให้กลับมาใช้ได้ดังเดิมคือทีมเทคนิค (ชื่อในช่อง Who) เป็นต้น
7 Status (สถานะ): สถานะของ Issue ตัวนั้น ว่ามันได้ถูกจัดการแก้ไขเสร็จไปเรียบร้อยแล้วรึยัง หรือว่ายังอยู่ระหว่างดำเนินการอยู่
