เราจะสร้าง Team Charter กันเมื่อไหร่?

Team Charter ไม่ได้เป็นเอกสารที่จะถูกสร้างขึ้นมาในทุกโครงการนะ ถ้าโครงการก็มีขนาดเล็ก ๆ ทีมงานมีจำนวนไม่มาก แถมทุกคนรู้จักกันมานาน รู้สไตล์การทำงานกันหมดแล้ว ในกรณีแบบนี้เราอาจจะไม่ได้มีความจำเป็นที่จะต้องสร้าง Team Charter ขึ้นมาแต่ถ้าโปรเจ็คของเรามีทีมงานเยอะ แต่ละคนยังไม่ค่อยรู้จักกัน ยังไม่เคยทำงานด้วยกันมาก่อน เราอาจจะต้องสร้าง Team Charter ขึ้นมาตั้งแต่ต้นโปรเจ็คเพื่อวางกฎ กติกา และมารยาทในการทำงานร่วมกันให้ชัดเจน ป้องกันความสับสนและความขัดแย้งที่อาจจะเกิดขึ้นได้ในอนาคต

ซึ่งในกรณีนี้ เราจะสร้าง Team Charter ขึ้นมาในช่วงการเริ่มต้นโปรเจ็ค (Initiating) ซึ่งเราต้องให้ทีมงานโปรเจ็คของเราเข้ามามีส่วนร่วมในการเขียน Team Charter ด้วย เพื่อให้ทุกคนรู้สึกเป็นเจ้าของร่วมในเอกสารตัวนี้

ในช่วงการวางแผน (Planning) เราอาจจะต้องกลับมาดู Team Charter ในส่วนของหน้าที่และความรับผิดชอบ (Role & Responsibility) ของแต่ละคนในทีม และในช่วงการลงมือทำ (Executing) และช่วงการติดตามและควบคุม (Monitoring & Controlling) อาจเกิดความขัดแย้งกันระหว่างทีมงานได้ ซึ่งการมี Team Charter ไว้ใช้อ้างอิงจะช่วยให้เราสามารถไกล่เกลี่ยและหาทางออกให้กับความขัดแย้งที่เกิดขึ้นได้ง่ายกว่า

‍

มีอะไรเป็นส่วนประกอบใน Team Charter บ้าง?

Team Charter นั้นก็จะมีลักษณะคล้าย ๆ กับ Project Charter ที่มีเนื้อหารวม ๆ คร่าว ๆ แต่จะโฟกัสไปที่ทีมงานโปรเจ็คของเราเป็นหลัก สำหรับ Team Charter Template ของ KonneXXi นั้นจะเป็นเอกสารหน้าเดียวที่สรุปใจความสำคัญ 9 ส่วนสำหรับใช้ในทีมงานโปรเจ็คขนาดเล็ก ๆ ที่มีจำนวนทีมงานไม่เกิน 6 คน

1 Team Name (ชื่อทีม): มาตั้งชื่อเก๋ ๆ ให้กับทีมของเราสักหน่อย อาจจะฟังดูไม่ค่อยมีสาระสักเท่าไหร่ แต่การมีชื่อเรียกทีมเราก็สามารถสร้าง Identity ร่วมกันได้ในระดับนึง

2 Our Vision (วิสัยทัศน์): วิสัยทัศน์ปลายทางที่ทีมเราจะมุ่งไปด้วยกัน บางทีเราก็เรียกมันว่า "North Star" นี่คือภาพปลายทางที่ทีมเราต้องการจะไปให้ถึงในวันที่เราประสบความสำเร็จได้ตามเป้าหมาย ซึ่ง North Star ของเราต้องมีความท้าทายหน่อยเพื่อสร้างความฮึกเหิม!

3 Core Values (คุณค่าที่ทีมให้ความสำคัญ): ลองหาคำที่อธิบายถึงคุณค่า (Value) ที่เราและทีมงานจะใช้ยึดถือร่วมกันตลอดการมาทำโปรเจ็คนี้ โดยควรจะให้มีความสอดคล้องกับประเภทของโปรเจ็คที่เราทำด้วย เช่น "Quality (คุณภาพ)" สำหรับโปรเจ็คการสร้างรถยนต์สุดหรู "Teamwork (การทำงานเป็นทีม)" สำหรับโปรเจ็คจัดงานกีฬาสี หรือ "Safety (ความปลอดภัย)" สำหรับโปรเจ็คสร้างต้นแบบเครื่องบินรุ่นใหม่ เป็นต้น

4 Team Meeting (การประชุม): แม้ว่าอาจจะฟังดูน่าเบื่อ แต่ส่วนหนึ่งที่ขาดไม่ได้ในการทำงานร่วมกันเป็นทีมคือการประชุม (Meeting) เพื่อแลกเปลี่ยนข้อมูลที่จำเป็น เพื่อประสานงาน หรือเพื่อระดมความคิดเห็น ฯลฯ ในช่องนี้ เราจะมากำหนดร่วมกันว่าในโปรเจ็คนี้เราจะมีประชุมทีมกันบ่อยขนาดไหน เมื่อไหร่ ช่องทางไหน รูปแบบยังไง

5 Workplace (พื้นที่ในการทำงานร่วมกัน): พื้นที่การทำงานของเรา จะเป็นในออฟฟิศที่ไหน หรือต่างคนจะต่างทำงานอยู่ที่บ้าน รวมไปถึงพื้นที่ออนไลน์ของเราด้วยไม่ว่าจะเป็นที่ที่เราใช้เก็บเอกสารข้อมูลต่าง ๆ ระบบแพล็ตฟอร์มการทำงานร่วมกัน เป็นต้น

6 Communication (การสื่อสาร): ช่องทางการสื่อสารของทีมงานเรามีอะไรบ้าง (เช่น อีเมล จดหมาย แพล็ตฟอร์มออนไลน์ ฯลฯ) เราจะใช้ช่องทางไหนเพื่อวัตถุประสงค์อะไร (เช่น เรื่องทางการให้ผ่านอีเมลเท่านั้น เรื่องด่วนให้พิมพ์เข้ามาใน Line กลุ่ม หรือโทรแจ้ง ฯลฯ)

7-8 Do & Don't (กติกาและมารยาท): เขียนข้อตกลงในการทำงานร่วมกัน อะไรที่ทีมควรทำ เช่น สื่อสารกันทุกครั้งเมื่อมีข้อผิดพลาด อะไรที่ห้ามหรือไม่ควรทำ เช่น เข้าประชุมสาย พูดแทรกในขณะที่คนอื่นยังพยายามอธิบายอยู่ ฯลฯ

5 RACI Matrix : ในการกำหนดบทบาทและความรับผิดชอบ (Role & Responsibility) ของทีมงานเราสามารถนำ RACI Matrix มาใช้ได้ โดยวิธีการสร้าง RACI Matrix ให้ทำตามขั้นตอนต่อไปนี้

• คอลัมภ์แรกแนวตั้ง: ให้เราเขียนกลุ่มของกิจกรรม/งานต่าง ๆ ในโครงการแบบกว้าง ๆ โดยไม่ต้องลงรายละเอียดยิบย่อยมาก เช่น ออกแบบ  การทำรายงาน ฯลฯ

• บรรทัดแรก: ใส่ชื่อคน หรือถ้ายังไม่รู้ชื่อคนก็ใส่เป็นชื่อตำแหน่งได้

จากนั้นในตารางให้ใส่เครื่องหมาย R A C หรือ I เพื่อเชื่อมโยงว่าแต่ละคนจะมีบทบาทอย่างไรในแต่ละงาน โดย

Responsible (R): ผู้ลงมือทำงานในส่วนนี้ ในงานกลุ่มนึงเราสามารถมีคนที่ทำหน้าที่ R ได้หลายคนนะ คนที่ได้รับการมอบหมาย R ไปจะมีความรับผิดชอบในการทำงานชิ้นนั้นให้ออกมาสำเร็จ

Authority (A): ผู้รับผิดชอบในผลลัพธ์ที่เกิดขึ้น คอยทำหน้าที่ตรวจงานและตัดสินใจในทิศทางของงานชิ้นนั้น ๆ ในงานชิ้นนึงควรมี A แค่คนเดียวไม่งั้นจะงงกันได้ ผู้ที่ได้รับมอบหมาย A ไปจะต้องรับผิดชอบในผลลัพธ์ของงานชิ้นนั้นไม่ว่าจะออกมาดีหรือไม่ดีก็ตาม

Consult (C): ผู้ที่คอยให้คำแนะนำและคำปรึกษาในการทำงานชิ้นนี้ (แต่สุดท้ายจะถูกรับฟังหรือไม่ก็ขึ้นอยู่กับ A)

Inform (I): ผู้ที่ต้องรับทราบความเป็นไปของงานชิ้นนั้น