Earn Value Method (EVM) เป็นกระบวนการที่เราใช้ในการวิเคราะห์ความก้าวหน้าและสมรรถนะ (Performance) ของโปรเจ็คเรา โดยเป็นวิธีการที่ผสมผสานข้อมูลจากหลายส่วนเข้าด้วยกัน ไม่ว่าจะเป็น ขอบเขตโครงการ (Project Scope) ตารางเวลา (Schedule) และทรัพยากร (Resources)
การคำนวณ EVM อาจดูซับซ้อนแต่ความจริงแล้วอาศัยการใช้ข้อมูลตั้งต้นเพียงไม่กี่ตัวมาคำนวณตามสูตร ซึ่งจะทำให้เราเห็นถึงภาพรวมความก้าวหน้าของโปรเจ็คเราได้ รวมถึงช่วยให้เราสามารถมีหลักการในการพยากรณ์สิ่งที่จะเกิดขึ้น ณ จุดสิ้นสุดโปรเจ็คได้ด้วย
ไม่จำเป็นที่ทุกโปรเจ็คจะต้องทำ Earned Value Method (EVM) ถ้าเป็นโปรเจ็คที่ไม่ได้ซับซ้อนมาก เราแค่ติดตามความก้าวหน้าของแต่ละกิจกรรมก็พอแล้ว แต่ถ้าโปรเจ็คเรามีจำนวนกิจกรรมมาก มีคนทำหลายคน เวลาอัพเดทความก้าวหน้าเราจะพบว่ามีบางกิจกรรมที่เร็วกว่ากำหนด บางกิจกรรมที่ช้ากว่าที่กำหนด ถ้าเราต้องการที่จะสรุปภาพรวม ณ ปัจจุบันว่าโปรเจ็คของเราสถานะเป็นอย่างไร เราอาจจะต้องใช้ EVM มาช่วยในการวิเคราะห์
การคำนวณ EVM จะทำในช่วงการติดตามและควบคุม (Monitoring & Controlling) ส่วนผลที่ได้จาก EVM สามารถนำไปใช้ในการปรับแผนงาน (Replan) ในช่วงการวางแผนได้ (Planning)
การวิเคราะห์ EVM นั้นให้เราใช้ Earned Value Method (EVM) Calculation Sheet Template ของ KonneXXi ร่วมกับ Gantt's Chart (อ่านเรื่อง Gantt's Chart เพิ่มเติม)
1 Updated on (วันที่วิเคราะห์): วันที่ที่เราวิเคราะห์ EVM มีความสำคัญมาก เราจึงต้องลงวันที่ที่เราติดตามสถานะความก้าวหน้าของโปรเจ็คนี้ไว้ในช่องนี้ก่อนเลยตั้งแต่ต้น ข้อมูลสถานะของสิ่งต่าง ๆ ที่เหลือที่จะตามมาในเอกสารนี้เป็นสถานะของเฉพาะวันที่ที่ระบุตรงนี้เท่านั้น
2 Budget (งบประมาณ): ให้เขียนงบประมาณของแต่ละกิจกรรมไว้ตรงช่องนี้ (ดึงใช้วิธีข้อมูลจาก Gantt Chart ของเรามาได้ตามบรรทัดเลย)
3 %Planned (%ความก้าวหน้าตามแผน): ใ่นช่องนี้ให้เราใส่ % ความก้าวหน้าของของแต่ละกิจกรรมไว้ในช่องนี้ ให้ตั้งคำถามว่า "ถ้าทุกอย่างเป็นไปตามแผน ณ วันนี้เราควรจะได้ความก้าวหน้าในแต่ละกิจกรรมเท่าไหร่"
4 PV - Planned Value (มูลค่างานที่เกิดขึ้นตามแผน): คำนวณค่า Planned Value หรือ PV โดยใช้สูตรการคำนวณนี้
PV = %Planned x Budget
โดย ค่า %Planned ให้เราเอามาจากช่องที่ 3 ส่วนค่า Budget ให้นำมาจากช่องที่ 2
5 %Actual (%ความก้าวหน้าที่เกิดขึ้นจริง): ในช่องนี้ให้เราใส่ความก้าวหน้าของแต่ละกิจกรรมที่เกิดขึ้นจริง ณ วันนี้เป็น % ถ้ายังไม่ได้เริ่มทำเลยให้ใส่ค่าเป็น 0% ส่วนถ้าทำเสร็จเรียบร้อยแล้วให้ใส่เป็น 100% ในการประเมินความก้าวหน้านี้ให้เราใช้การสอบถามจากทีมงานที่รับผิดชอบในกิจกรรมแต่ละตัวว่าเขาคิดว่ากิจกรรมที่เขารับผิดชอบมีความก้าวหน้าไปกี่ % แล้ว
6 EV - Earned Value (มูลค่างานที่สร้างขึ้นมาแล้ว): คำนวณค่า Earned Value หรือ EV โดยใช้สูตรการคำนวณ
EV = %Actual x Budget
โดย ค่า %Actual ให้เราเอามาจากช่องที่ 5 ส่วนค่า Budget ให้นำมาจากช่องที่ 2
7 AC - Actual Cost (ค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นจริง): ในช่องนี้ ให้เราบันทึกค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นจริง ณ วันนี้ในแต่ละกิจกรรมเป็นหน่วยเงิน ซึ่งเราสามารถสอบถามจากทีมงานที่รับผิดชอบกิจกรรมนั้น หรืออาจขอข้อมูลจากฝ่ายการเงิน/บัญชีได้
8 Timeframe (ตารางเวลา): ในส่วนนี้จะประกอบไปด้วยการคำนวณค่าตัวแปรที่บอกถึงสถานะความก้าวหน้าตามกรอบเวลา โดยจะมีตัวแปรที่เราคำนวณมี 2 ตัว ประกอบด้วย
8.1 SV - Schedule Variance (ความเบี่ยงเบนเชิงเวลา): เราสามารถคำนวณ Schedule Variance หรือ SV ได้จากสูตร
SV = EV - PV
โดย ค่า EV ให้เรานำมาจากช่องที่ 6 ส่วนค่า PV ให้เรานำมาจากช่องที่ 4
การตีความ: ถ้าค่า SV ออกแมาเป็นลบแสดงว่าเราล่าช้ากว่าแผน แต่ถ้าค่า SV ออกมาเป็นบวกแสดงว่าเราทำงานได้เร็วกว่าแผนที่วางไว้
8.2 SPI - Schedule Performance Index (ดัชนีสมรรถนะเชิงเวลา): เราสามารถคำนวณ Schedule Performance Index หรือ SPI ได้จากสูตรการคำนวณต่อไปนี้
SPI = EV/PV
โดย ค่า EV ให้เรานำมาจากช่องที่ 6 ส่วนค่า PV ให้เรานำมาจากช่องที่ 4
การตีความ: ถ้าค่า SPI ออกมาน้อยกว่า 1 แสดงว่าเราล่าช้ากว่าแผน แต่ถ้าค่า SPI ออกมามากกว่า 1 แสดงว่าเราทำงานได้เร็วกว่าแผนที่วางไว้
9 Budget (งบประมาณ): ในส่วนนี้จะประกอบไปด้วยการคำนวณค่าตัวแปรที่บอกถึงสถานะการใช้เงินในโปรเจ็คของเรา ณ ปัจจุบัน โดยจะมีตัวแปรที่เราจะคำนวณมี 2 ตัว ประกอบด้วย
9.1 CV - Cost Variance (ความเบี่ยงเบนเชิงการเงิน): เราสามารถคำนวณ Cost Variance หรือ CV ได้จากสูตร
CV = EV - AC
โดย ค่า EV ให้เรานำมาจากช่องที่ 6 ส่วนค่า AC ให้เรานำมาจากช่องที่ 7
การตีความ: ถ้าค่า CV ออกมาเป็นลบแสดงว่าเราใช้เงินมากกว่าที่วางแผนไว้ แต่ถ้าค่า CV ออกมาเป็นบวกแสดงว่าเราใช้เงินน้อยกว่าที่วางแผนไว้
9.2 CPI - Cost Performance Index (ดัชนีสมรรถนะเชิงการเงิน): เราสามารถคำนวณ Cost Performance Index หรือ CPI ได้จากสูตร
CPI = EV / AC
โดย ค่า EV ให้เรานำมาจากช่องที่ 6 ส่วนค่า AC ให้เรานำมาจากช่องที่ 7
การตีความ: ถ้าค่า CPI ออกมาน้อยกว่า 1 แสดงว่าเราใช้เงินมากกว่าที่วางแผนไว้ แต่ถ้าค่า CPI ออกมามากกว่า 1 แสดงว่าเราใช้เงินน้อยกว่าที่วางแผนไว้
10 Projection (การพยากรณ์): ในส่วนสุดท้ายเราจะพยากรณ์สิ่งที่จะเกิดขึ้น ณ วันสิ้นสุดโปรเจ็ค โดยเราจะคำนวณค่าตัวแปร 2 ตัว ได้แก่
10.1 EAC - Estimates at Completion: ค่า EAC สามารถคำนวณได้หลายวิธี (ซึ่งแต่ละวิธีจะให้ค่าที่ออกมาไม่เท่ากัน)
เหมาะกับสถานการณ์ที่ความก้าวหน้าค่อนข้างไม่ต่างไปจากแผนที่วางไว้มากนัก)
เหมาะกับสถานการณ์โปรเจ็คไม่ได้เป็นไปตามแผนซักเท่าไหร่ ล่าช้ากว่ากำหนดและใช้เงินมากกว่าแผนที่วางไว้ จึงต้องนำ CPI และ SPI มาคำนวณประกอบด้วย
เหมาะกับสถานการณ์ที่ตอนนี้ไม่ค่อยเป็นไปตามแผน แต่เราคาดว่าจะไม่เกิดเหตุการณ์อะไรเพิ่มเติมให้เราออกนอกแผนแล้ว พูดง่าย ๆ ก็คือคิดว่าส่วนที่เหลืออยู่น่าจะเป็นไปตามแผน
10.2 ETC - Estimates to Completion: ค่า ETC คือจำนวนเงินที่คิดว่าเราจะยังต้องใช้ไปจนกระทั่งจบโปรเจ็ค คำนวณได้จากสูตร
ETC = EAC - AC
