Activity List คือรายการของกิจกรรม (Activity หรือ Task) ทั้งหมดที่เราต้องทำในโปรเจ็คของเราในรูปแบบตาราง โดยจะมีคำอธิบายบางส่วนของกิจกรรมนั้น ๆ เช่น วันที่ที่เราต้องทำกิจกรรมนั้นให้เสร็จ (Due Date) ชื่อผู้รับผิดชอบกิจกรรมนั้น งบประมาณที่มีสำหรับทำกิจกรรมนั้น เป็นต้น
ส่วน Activity Attribute คือเอกสารที่เราจะทำแยกออกมาเพื่อเป็นคำอธิบายส่วนเพิ่มเติมโดยละเอียดของแต่ละกิจกรรมที่อยู่ใน Activity List เพื่อที่เราจะไม่ต้องทำตาราง Activity List ที่ใหญ่จนเกินไป รายละเอียดยิบย่อยต่าง ๆ จะถูกนำมาใส่ใน Activity Attribute เช่น ความสัมพันธ์เชื่อมโยงระหว่างกิจกรรมแต่ละตัว ปริมาณทรัพยากรต่าง ๆ ที่ต้องใช้ในกิจกรรมนั้น ข้อจำกัดต่าง ๆ ที่ต้องคำนึงถึง ฯลฯ
หลังจากที่เราสร้าง Work Breakdown Structure (WBS) ขึ้นมาเรียบร้อยแล้ว เราจะมองเห็นขอบเขตโปรเจ็คเรา (Project Scope) ได้อย่างชัดเจน เราก็จะสามารถเริ่มมาเขียน Activity List กันได้ ซึ่งโดยทั่วไปแล้วจะเกิดขึ้นในช่วงการวางแผน (Planning)
เจ้า Activity List นี้จะถูกใช้งานอย่างต่อเนื่องไปในช่วงการลงมือทำ (Executing) ซึ่งเราและทีมงานโปรเจ็คจะคอยกลับมาอ้างอิง Activity List ตัวนี้เป็นระยะเพื่อดูต้องทำกิจกรรมต่าง ๆ ที่อยู่ในเอกสารในช่วงเวลาไหนบ้าง นอกจากนี้ ในช่วงการติดตามและควบคุม (Monitoring & Controlling) เราก็จะคอยดูว่ากิจกรรมแต่ละตัวในรายการนี้มีความก้าวหน้าไปถึงไหนแล้ว ตัวไหนทำเสร็จแล้วเรียบร้อย ตัวไหนที่ยังทำอยู่ ตัวไหนที่ล่าช้ากว่ากำหนดบ้าง เป็นต้น
1 เริ่มตั้งต้นจาก Work Package: ให้เริ่มต้นด้วยการไปเอา Work Package ทั้งหมดที่เราได้มาจากการทำ WBS มาตั้งไว้
2 ไล่กิจกรรมที่เราต้องทำเพื่อให้เกิด Work Package แต่ละตัวขึ้นมา: ให้ลองตั้งคำถามกับตัวเองดูว่า มีอะไรที่เราต้องทำบ้างเพื่อให้เกิด Work Package แต่ละตัวขึ้นมา เช่น ถ้า Work Package ของเราคือ "รายงานบทที่ 2" ตัว Activity ที่เราต้องทำเพื่อให้เกิด Work package นี้ขึ้นมาก็อาจจะเป็น "ตั้งโครงสร้างเนื้อหารายงานบทที่ 2", "เขียนรายงานบทที่ 2", "ตรวจสอบความเรียบร้อยของรายงานบทที่ 2" เป็นต้น
จะเห็นได้ว่าแต่ละ Work Package จะต้องมี Activity อย่างน้อย 1 ตัว ซึ่งส่วนมากแล้ว Work Package นึงจะประกอบไปด้วยหลาย ๆ Activity
ในการเขียนรายการกิจกรรม เราจะเขียนมันออกมาในรูปแบบของคำกริยา (Verb) เพราะมันคือการลงมือทำให้เกิดชิ้นงานขึ้นมา เช่น เขียน..., พัฒนา..., ตรวจสอบ..., ออกแบบ... ฯลฯ
3 เพิ่มเติมรายละเอียดของกิจกรรมแต่ละตัวใน Activity Attribute: ในรายการกิจกรรม (Activity List) เรามักจะใส่แค่เฉพาะชื่อของกิจกรรมนั้น หมายเลขอ้างอิง ผู้รับผิดชอบ งบประมาณ ซึ่งถือเป็นรายละเอียดส่วนสำคัญ สำหรับข้อมูลรายละเอียดอื่น ๆ ที่เป็นรายละเอียดยิบย่อย เราไม่นิยมเขียนลงไปโดยตรงใน Activity List เพราะจะทำให้ตารางใหญ่โตจนเกินไป ซึ่งเรามักจะแยกเป็นเอกสารอีกตัวออกมาที่เรียกว่า "Activity Attribute" โดยเราจะมี Activity Attribute 1 ตัวเพื่ออธิบายแต่ละกิจกรรมที่อยู่ใน Activity List
ตัวอย่างของเนื้อหาส่วนที่เป็นรายละเอียดยิบย่อยซึ่งเราอาจจะนำไปใส่ไว้ใน Activity Attribute เช่น คำอธิบายกิจกรรมโดยละเอียด ความสัมพันธ์ระหว่างกิจกรรม (มีกิจกรรมไหนที่เราต้องทำให้เสร็จเรียบร้อยก่อนที่จะเริ่มทำกิจกรรมนี้ได้) ทีมงานโปรเจ็คและทรัพยากรอื่น ๆ ที่เราจะจัดสรรลงมาทำกิจกรรมนี้ งบประมาณ สมมติฐานที่เกี่ยวข้อง ฯลฯ
