เราจะสร้าง Gantt's Chart กันเมื่อไหร่?

แม้ว่า Gantt's Chart จะเป็นเครื่องมือสุดคลาสสิคในการทำโปรเจ็ค แต่ก็ไม่ได้แปลว่าทุกโปรเจ็คจำเป็นต้องมี Gantt's Chart นะ ถ้าเป็นโปรเจ็คที่ไม่ซับซ้อนมาก มีจำนวนกิจกรรมเพียงแค่ไม่กี่ตัว มีคนที่ทำโปรเจ็คไม่กี่คน ระยะเวลาไม่ได้ยาวนานมาก ความสัมพันธ์ระหว่างกิจกรรมต่าง ๆ ไม่ได้ซับซ้อนเท่าไหร่ ในกรณีนี้เราใช้แค่ Activity List เป็นแผนการทำโปรเจ็คเราก็อาจจะเพียงพอแล้ว (ดูรายละเอียด Activity List)

แต่ถ้าโปรเจ็คของเรามีความซับซ้อนพอสมควร มีหลายกิจกรรมที่เราต้องทำ มีทีมงานโปรเจ็คหลายคน มีทรัพยากรหลาย ๆ อย่างที่ต้องบริหารจัดการให้ดี การนำ Gantt's Chart มาใช้จะช่วยให้เราสามารถควบคุมและบริหารโปรเจ็คของเราได้ดียิ่งขึ้น เพราะเราจะมองเห็นข้อมูลสำคัญ ๆ จากเอกสารตัวนี้ที่สามารถใช้ประกอบเป็นส่วนหนึ่งในการตัดสินใจของเราได้

ถ้าเราตัดสินใจแล้วว่าเราจะสร้าง Gantt's Chart ขึ้นมาในโปรเจ็คของเรา เราจะเริ่มสร้างมันขึ้นมาในช่วงวางแผนโปรเจ็ค (Planning) โดยเราสามารถนำรายการกิจกรรมต่าง ๆ ที่เรามีอยู่แล้วใน Activity List ลงมาใส่ใน Gantt's Chart ได้

ในช่วงการลงมือทำ (Executing) นั้น Gantt's Chart จะทำหน้าที่เป็นแผนงานโปรเจ็คที่เราคอยกลับมาอ้างอิงอยู่เป็นประจำ เพื่อดูว่า ณ ตอนนี้เราควรจะต้องทำกิจกรรมอะไรบ้าง ใครต้องทำกิจกรรมไหน มีงบประมาณ มีทรัพยากรอะไรที่เราต้องคอยจัดสรรบ้าง นอกจากนี้ เราสามารถใช้ Gantt's Chart ในการมองไปข้างหน้าว่าในอีกเดือนข้างหน้า หรือในอีกไตรมาสข้างหน้าเรามีอะไรที่ต้องทำเป็นลำดับถัดไปบ้าง

ในช่วงการติดตามและควบคุม (Monitoring & Controlling) นั้น เราจะบันทึกความก้าวหน้าของแต่ละกิจกรรมลงไปใน Gantt's Chart เพื่อคอยตรวจสอบดูว่าโปรเจ็คของเรากำลังเดินทางไปในความเร็วที่ควรจะเป็นรึเปล่า มีตรงไหนที่อาจเป็นปัญหาและอุปสรรคในอนาคตได้บ้าง ซึ่ง Gantt's Chart สามารถนำมาใช้งานร่วมกันกับเทคนิค Earn Value Method (EVM) เพื่อประเมินว่าโปรเจ็คของเราในภาพรวมยังมีสุขภาพที่ดีอยู่ไหม ล่าช้ารึยัง หรือมีแนวโน้มใช้เงินเกินกว่างบประมาณรึเปล่า (ดูรายละเอียด EVM)

‍

เราจะสร้าง Gantt's Chart กันได้ยังไง?

Gantt's Chart เป็นเครื่องมือสุดคลาสสิคที่มีมานานมากแล้ว แม้ในปัจจุบันเราจะมีเครื่องมืออื่น ๆ ที่นำมาใช้งานในการบริหารจัดการโปรเจ็ค เช่น Kanban Board แต่เจ้า Gantt's Chart นี่ก็ยังคงได้รับการใช้งานกันอย่างแพร่หลาย ซึ่งตัว Gantt's Chart ที่ทุกคนใช้กันก็มีหลากหลายรูปแบบ บางอันเป็นแค่ Bar Chart ง่าย ๆ แค่ทำให้เห็นว่าแต่ละกิจกรรมต้องทำในช่วงเวลาไหนบ้าง แต่ไม่ได้มีการขีดลูกศรเชื่อมโยงกิจกรรมต่าง ๆ เข้าไว้ด้วยกัน ส่วนบางอันมีละเอียดเยอะมากที่สามารถให้ข้อมูลได้มากมาย เช่น มีการระบุว่ากิจกรรมไหนอยู่บน Critical Path มีการกำหนด Milestone ลงไปใน ฯลฯ

สำหรับ Gantt's Chart Template ของ KonneXXi เราจะเน้นความเรียบง่ายเท่าที่จำเป็นต้องใช้ในการบริหารโปรเจ็คส่วนมาก โดยจะประกอบไปด้วยรายการกิจกรรม ชื่อผู้รับผิดชอบในแต่ละกิจกรรม งบประมาณของแต่ละกิจกรรม และตารางเวลา นอกจากนี้ ก็จะมีช่องให้บันทีกความก้าวหน้าของแต่ละกิจกรรมที่จะเป็นข้อมูลตั้งต้นสำหรับการนำไปวิเคราะห์ Earn Value Method (EVM) ต่อไปได้

1 นำกิจกรรมแต่ละตัวมาเขียนลงไปในแต่ละบรรทัด (Row): กิจกรรมต่าง ๆ (Activity) ที่เราต้องทำในโปรเจ็คของเราเป็นหัวใจหลักของ Gantt's Chart ให้เราเริ่มต้นจากการนำรายการของกิจกรรมที่มีอยู่แล้วใน Activity List มาเขียนลงไปใน Gantt's Chart โดยช่องที่ 1 จะเป็นหมายเลขอ้างอิงของกิจกรรมนั้น และช่องที่ 2 จะเป็นชื่อของกิจกรรมนั้น ให้เราไล่เขียนลงมาเรื่อย ๆ 1 บรรทัดต่อ 1 กิจกรรม

2 ระบุรายละเอียดของแต่ละกิจกรรม: ใน Template นี้เราจะใส่รายละเอียดหลักของแต่ละกิจกรรมเข้าไป 2 ตัว ประกอบด้วย

• ชื่อผู้รับผิดชอบ (Team) (ช่องที่ 3): เพื่อให้เรารู้ว่าใครเป็นคนดูแลแต่ละกิจกรรม ใช้ในการมอบหมายและติดตามงานได้ เราสามารถใส่สีที่แตกต่างกันให้แต่ละคนได้เพื่อให้เรามองเห็นชัดเจนได้มากขึ้น เพื่อประเมินดูรวม ๆ ว่าเราเกลี่ยงานให้แต่ละคนในระดับที่เหมาะสมรึเปล่า
• งบประมาณ (Budget) (ช่องที่ 5): เพื่อให้เรารู้ว่างบประมาณรวม ๆ ของทั้งโปรเจ็คเราเป็นเท่าไหร่ และมันกระจายลงไปในงานไหนบ้าง

3 เขียนเวลาในหน่วยที่เหมาะสมที่ด้านบนของตารางเวลา: ในช่องที่ 6 จะเป็นส่วนของ Gantt's Chart ที่จะเชื่อมโยงกิจกรรมแต่ละตัวเข้ากับช่วงเวลาที่ต้องลงมือทำ ซึ่งก่อนอื่นเราจะต้องเลือกหน่วยของเวลาที่ใช้ เช่น วัน สัปดาห์ เดือน ฯลฯ ซึ่งควรมีความละเอียดที่เหมาะสมกับโปรเจ็คของเรา ถ้าโปรเจ็คเราคือการก่อสร้างที่มีระยะเวลาทั้งหมด 2-3 ปี เราอาจกำหนดหน่วยเวลาเป็นเดือน แต่ถ้าโปรเจ็คเราคือการจัดงานเลี้ยงภายในเวลา 1 เดือนเราอาจจะต้องกำหนดความละเอียดในระดับวัน เป็นต้น

4 ลากแถบเวลาของแต่ละกิจกรรม: ให้เราเชื่อมโยงกิจกรรม (แต่ละบรรทัด) เข้ากับแถบเวลา (แต่ละคอลัมภ์) โดยการลากแถบกิจกรรม (Bar) โดยในแต่ละบรรทัดเราจะเริ่มต้นแถบจากคอลัมภ์เวลาที่แสดงถึงวันที่เราเริ่มทำกิจกรรมนั้น จากนั้นเราจะลากแถบในแต่ละบรรทัดยาวไปถึงคอลัมถ์ที่แสดงถึงวันที่เราจะสิ้นสุดการทำกิจกรรมนั้น ซึ่งใน Template นี้ การลากแถบจะทำโดยการพิมพ์ตัวอักษรเข้าไปในแต่ละช่อง ดังนี้

• เมื่อพิมพ์ a เข้าไป ช่องนั้นจะกลายเป็นสีฟ้า ซึ่งก็คือเป็นส่วนหนึ่งแถบของกิจกรรมนั่นเอง ให้เราพิมพ์ a เพื่อสร้างเป็นแถบ bar ขึ้นมาตามช่วงเวลาที่ต้องทำกิจกรรมนั้น
• เมื่อพิมพ์ b เข้าไป ช่องนั้นจะกลายเป็นสีแดง ซึ่งก็เป็นแถบกิจกรรมเช่นกัน แต่เราจะใช้ในการระบุว่ากิจกรรมนั้นอยู่บนเส้นทางสายวิกฤต (Critical Path) นั่นเอง

ความยาวของแถบที่เราลากขึ้นมาจะแสดงถึงระยะเวลาในการทำกิจกรรม (Duration)

4 ลากลูกศรเพื่อเชื่อมโยงกิจกรรมต่าง ๆ: เพื่อให้ Gantt's Chart ของเรามีความสมบูรณ์ เราจะระบุความสัมพันธ์ระหว่างกิจกรรมต่าง ๆ ลงบน Gantt's Chart นี้ด้วย โดยการลากลูกศร (Arrow) เพื่อเชื่อมโยงแถบกิจกรรม ตามลำดับความสัมพันธ์ของมัน โดย

• หางลูกศร: กิจกรรมที่ต้องทำก่อน
• หัวลูกศร: กิจกรรมที่ทำตาม

ตำแหน่งที่ลูกศรเชื่อมโยงกับแถบกิจกรรมจะแสดงถึงจุดที่เราอ้างอิงว่าเป็น "จุดเริ่มต้น (Start)" หรือ "จุดสิ้นสุด (Finish)" กิจกรรมนั้น

• ลูกศรเชื่อมกับด้านซ้ายของแถบกิจกรรม: เชื่อมโยงกับจุดเริ่มต้นกิจกรรม
• ลูกศรเชื่อมกับด้านขวาของแถบกิจกรรม: เชื่อมโยงกับจุดสิ้นสุดกิจกรรม

‍

‍