Work Breakdown Structure (WBS) เป็นการทำให้ขอบเขตของโปรเจ็คเรามีความชัดเจนมากขึ้น โดยการแบ่งย่อยสิ่งที่โปรเจ็คส่งมอบ (Project Deliverables) ออกเป็นงานชิ้นเล็ก ๆ อย่างเป็นลำดับชั้น (Hierarchical)
ส่วนย่อยที่สุดของ WBS จะเรียกว่า "Work Package" ซึ่งจะเป็นส่วนที่เราจะสามารถประเมินงบประมาณและประมาณเวลาที่ต้องใช้ เมื่อนำ Work Package ทั้งหมดมารวม ๆ กัน นั่นคือขอบเขตโปรเจ็ค (Project Scope) ทั้งหมดของเรา
โดยทั่วไปแล้วเราจะทำ WBS ขึ้นมาในช่วงการวางแผนโปรเจ็ค (Planning) ซึ่งเจ้าตัว WBS ที่เราทำขึ้นมาจะทำให้เราและทีมงานมองเห็นขอบเขตของโปรเจ็ค (Project Scope) ได้อย่างชัดเจนมากขึ้น ซึ่งนี่จะเป็นจุดตั้งต้นที่สำคัญก่อนที่เราจะลงไปวางแผนในรายละเอียดต่อไป ซึ่งเมื่อเราทำ WBS ขึ้นมาแล้วมันจะถูกใช้อ้างอิงไปตลอดช่วงการทำโปรเจ็คในช่วงการลงมือทำ (Executing) เราจะคอยติดตามตรวจเช็คดูว่าสถานะของ Work Package แต่ละตัวที่อยู่ใน WBS ก้าวหน้าไปมากน้อยขนาดไหนในช่วงการติดตามและควบคุม (Monitoring & Controlling)
ในการทำ Work Breakdown Structure (WBS) นั้น ให้นึกถึงการเขียน Mind Map ซึ่งใน Work Breakdown Structure (WBS) Template ของ KonneXXi นี้เราจะเป็นหน้ากระดาษเปล่า ๆ นี่แหล่ะให้เราลากกล่องต่าง ๆ มาวางเรียงกันเป็น Mind map แล้วเขียนอธิบายแต่ละกล่องให้ชัดเจน
ซึ่งในการทำ WBS เราอาจจะไม่จำเป็นต้องมี Template เลยก็ได้ แต่อาศัยกระดานหรือผนังกว้าง ๆ ที่เราสามารถเอา Sticky Note ไปแปะ ๆ ได้ ตัว Template ที่เราทำขึ้นมาอาจจะไม่ได้เหมาะนักกับโปรเจ็คขนาดใหญ่ที่มี Project Deliverables เยอะมากหลายสิบตัว (พื้นที่จะไม่พอน่ะ)
ไม่ว่าเราจะใช้วิธีไหนในการสร้าง Work Breakdown Structure ก็ตาม วิธีการและหลักการในการทำก็ไม่ต่างกันเท่าไหร่ ลองทำตามขั้นตอนต่อไปนี้ได้เลย
1 เริ่มต้นจาก Project Deliverables: ตั้งเจ้าโปรเจ็คของเราไว้ตรงกลางกระดาษ (คล้าย ๆ กับการทำ Mind map เลยที่เราเอาหัวข้อหลักไว้ตรงกลาง) จากนั้นนำสิ่งที่โครงการส่งมอบ (Project Deliverables) ทั้งหมดของโปรเจ็คเรามาวางไว้รอบ ๆ ซึ่งเจ้า Project Deliverables นี้เราสามารถไปอ้างอิงได้จาก Project Charter (ดูรายละเอียดของ Project Charter)
2 แบ่งของชิ้นใหญ่ออกเป็นของชิ้นเล็ก ๆ: ทำกระบวนการที่เรียกว่า "Decomposition" โดยการตั้งคำถามว่าเราจะแบ่งเจ้า Project Deliverables ที่เป็นของชิ้นใหญ่นี้ออกเป็นชิ้นย่อย ๆ ยังไงได้บ้าง มีอะไรบ้างน้าที่น่าจะเป็นส่วนประกอบของเจ้า Project Deliverable แต่ละตัวบ้าง เช่น รถยนต์เราอาจแบ่งออกเป็นเครื่องยนต์ ล้อ โครงตัวรถ ระบบส่งกำลัง เป็นต้น ก็ค่อย ๆ ไล่เขียนไล่ออกมาเรื่อย ๆ
ในการทำ Decomposition นี้ ถ้าเราไม่ได้เชี่ยวชาญในตัว Project Deliverables ที่กำลังทำ ก็คงเป็นการยากที่เราจะแตกรายละเอียดของชิ้นนี้ออกมาได้ ดังนั้น ในกระบวนการทำ Decomposition นี้เราควรจะให้ผู้ที่มีความเชี่ยวชาญหรือที่เรียกว่า "Subject Matter Expert: SME" เข้ามามีส่วนร่วมในกระบวนการนี้ด้วย (บางครั้ง Subject Matter Expert ก็คือทีมงานของเราเองนี่แหล่ะ) เช่น การแบ่งงานรถยนต์ที่ยกตัวอย่างเมื่อกี้ก็ต้องอาศัยผู้เชี่ยวชาญด้านรถยนต์มานั่งไล่องค์ประกอบต่าง ๆ ให้ (ถ้าเราไล่เองอาจจะมีอะไรตกหล่นได้)
นอกจากนี้ ในการทำ WBS เราจะเขียนแต่ละตัวออกมาในรูปแบบของคำนาม (Noun) เพราะมันคือสิ่งของ ชิ้นงาน ผลลัพธ์ หลังจากนี้เราจะมีการแบ่งตัว Work Package ย่อยลงไปอีกครั้งหนึ่ง ซึ่งในขั้นตอนนั้นเราจะเขียนมันออกมาในรูปแบบของกริยา (Verb)
3 ต้องแบ่งลงไปอีกไหม: คำถามที่คลาสสิกมากในการทำ WBS ก็คือเราจะต้องแบ่งย่อยมันลงไปถึงขนาดไหนกัน เท่าไหร่ถึงจะเรียกว่าพอ ซึ่งอันที่จริงแล้วมันก็ไม่ได้มีกฎเกณฑ์อะไรตายตัวขนาดนั้นหรอก มีแค่แนวทางคร่าว ๆ ดังต่อไปนี้
ส่วนประกอบของ WBS ที่เราไม่แบ่งมันย่อยลงไปอีกแล้ว เราจะเรียกมันว่า "Work Package"
5 ตรวจสอบว่าการแบ่งย่อยของเราครบถ้วน: เมื่อเราเขียนแผนผัง WBS มาจนเสร็จเรียบร้อยแล้ว ให้ลองทวนความถูกต้องดูโดยการใช้ "กฎ 100%" เพื่อตรวจเช็คดูว่าสิ่งที่เราแบ่งย่อยลงไปในระดับถัดลงไป เมื่อรวม ๆ กันแล้วจะต้องเท่ากับตัวตั้งต้นที่อยู่ระดับบน ไม่ขาด ไม่เกิน
