เราจะสร้าง Lesson Learned Registry กันเมื่อไหร่?

เราสามารถตั้งแบบฟอร์ม Lesson Learned Registry เปล่ากันตั้งแต่ช่วงการวางแผน (Planning) โดยจะต้องแจ้งให้กับทีมงานโปรเจ็คทุกคนรู้เกี่ยวกับแบบฟอร์มตัวนี้ เพื่อให้ทุกคนหาเจอเมื่อต้องการที่จะใช้งาน ในช่วงการลงมือทำ (Executing) และช่วงการติดตามและควบคุม (Monitoring & Controlling) เมื่อเราหรือทีมงานผ่านบทเรียน (Lesson Learned) อะไรสักอย่างมา ไม่ว่าจะดีหรือจะไม่ดีก็ตาม ก็ให้นำมาบันทึกลงใน Lesson Learned Registry นี้ โดยเราในฐานะผู้นำโปรเจ็คควรจะคอยกระตุ้นและชักชวนให้ทุกคนยินดีที่จะมาแชร์ประสบการณ์ของตัวเองลงใน Lesson Learned Registry นี้

‍

เราจะสร้าง Lesson Learned Registry ได้ยังไง?

Lesson Learned Registry Template ของ KonneXXi เป็นตารางในรูปแบบ Excel ที่เราสามารถบันทึกบทเรียนและการเรียนรู้ต่าง ๆ ของเราไว้ได้ในแบบที่ไม่ซับซ้อนมากนัก โดยประกอบไปด้วยเนื้อหา 5 ส่วน

1 Topic (หัวข้อ): ในช่องนี้ให้เขียนหัวข้อของ Lesson Learned เขียนสั้น ๆ พอเห็นภาพว่าเป็นเรื่องเกี่ยวกับอะไร

2 Situation (สถานการณ์): อธิบายรายละเอียดเกี่ยวกับ Lesson Learned แต่ละตัว เขียนเล่ารายละเอียดของเหตุการณ์และสถานการณ์ที่เกิดขึ้น เพื่อให้เห็นภาพถึงที่มาที่ไปของสิ่งที่เกิดขึ้น และสภาพแวดล้่อมตอนที่เกิดเหตุการณ์ดังกล่าวขึ้น

3 Impact (ผลกระทบ): อธิบายถึงผลกระทบที่เกิดขึ้นกับโปรเจ็คของเรา เช่น ทำให้โปรเจ็คล่าช้า ทำให้ต้องมีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม ทีมงานเสียขวัญกำลังใจ เป็นต้น

4 Contributing Factors (ปัจจัยต้นเหตุ): ในช่องนี้ให้วิเคราะห์ถึงต้นเหตุหรือปัจจัยที่ส่งผลให้เกิดเหตุการณ์ขึ้น โดยในการวิเคราะห์นี้เราอาจจะใช้เครื่องมืออื่นมาใช้ประกอบด้วย เช่น Ishikawa Diagram (แผนภูมิก้างปลา) เป็นต้น

5 Recommendation (ข้อเสนอแนะ): เขียนข้อเสนอแนะจาก Lesson Learned นี้สำหรับใช้ในอนาคต ลองนึกภาพว่าเราอยากจะบอกอะไรกับตัวเองในวันที่เริ่มต้นโปรเจ็คเกี่ยวกับ Lesson Learned ที่เราพบเจอ ณ วันนี้ และอย่าลืมว่า Lesson Learned สามารถเป็นได้ทั้งเชิงบวกและเชิงลบนะ อะไรที่เราทำแล้วเกิดผลดีเป็นที่น่าพอใจก็ควรที่จะนำมันมาบันทึกลงใน Lesson Learned Registry นี้ไว้เช่นกัน