Milestone คือจุดของเหตุการณ์สำคัญในโปรเจ็ค เช่น จุดที่สิ่งที่โครงการส่งมอบ (Project Deliverables) บางชิ้นถูกสร้างขึ้น จุดที่เราได้รับอนุญาตหรืออนุมัติให้ทำอะไรบางอย่าง ฯลฯ ที่เราสามารถหยิบยกขึ้นมาเพื่อเน้นย้ำให้ทุกคนที่เกี่ยวข้องเห็นได้
Milestone Listเป็นเอกสารที่เราใช้บันทึก Milestone ต่าง ๆ ในโปรเจ็คของเราพร้อมกับวันที่ที่เราควรจะบรรลุ Milestone แต่ละตัว รวมไปถึงสถานะของ Milestone ต่าง ๆ
เราจะสร้าง Milestone List ขึ้นมาเมื่อโปรเจ็คของเรามีกิจกรรมที่ต้องทำหลายสิบตัว จนทำให้การกวาดสายตาผ่านแผนงานโปรเจ็คไม่สามารถทำให้เรามองเห็นภาพรวมของโปรเจ็คได้อย่างรวดเร็ว การสร้าง Milestone List ขึ้นมาในโปรเจ็คเหล่านี้จะทำให้เรามองเห็นจุดเหตุการณ์สำคัญ ๆ ในโปรเจ็คเราโดดเด่นขึ้นมา ทำให้เราสามารถมองภาพรวมของโปรเจ็คเราได้อย่างรวดเร็วมากขึ้น
การสร้าง Milestone List มักจะเกิดขึ้นในช่วงการวางแผน (Planning) หลังจากที่เรามีตารางงานโปรเจ็คของเราแล้ว (Project Schedule) ไม่ว่าจะอยู่ในรูปแบบ Activity List, Network Diagram หรือ Gantt's Chart ก็ตาม ในช่วงการลงมือทำ (Executing) เราจะคอยกลับมาดู Milestone List ว่ามีอะไรที่อยู่ตรงหน้าที่เป็นเหตุการณ์สำคัญ ๆ ที่เราจะต้องผ่านไปบ้าง ซึ่งการที่เรามองเห็นจุดสำคัญ 2-3 จุดที่อยู่ตรงหน้าเสมอ จะทำให้เราและทีมงานมีจุดโฟกัสในการทำงาน เมื่อเราผ่าน Milestone สำคัญ ๆ ไป นี่จะเป็นโอกาสที่ดีในการเฉลิมฉลองเพื่อสร้างขวัญและกำลังใจให้กับตัวเองและทีมงานโปรเจ็ค (เป็น "Small Win") ในช่วงการติดตามและควบคุม (Monitoring & Controlling) เราจะคอยอัพเดทสถานะของแต่ละ Milestone เพื่อให้เรามองเห็นภาพรวมของโปรเจ็คว่าเราบรรลุอะไรไปแล้วบ้าง Milestone List เป็นเอกสารที่เราสามารถใช้พูดคุยกับเจ้าของโปรเจ็ค ลูกค้า หรือผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย (Stakeholder) ได้เป็นอย่างดี เนื่องจากมันทำความเข้าใจได้ไม่ยากและไม่ซับซ้อน
สำหรับ Milestone List Template ของ KonneXXi นั้นเราจะสร้างให้มันออกมาเป็นรูปภาพ (Visualization) ของเส้นทางการเดินทางของเจ้าโปรเจ็คตั้งแต่ต้นทางไปยังปลายทาง แล้วจึงปัก Milestone สำคัญ ๆ ระหว่างทางบนเส้นทางการเดินทางนั้น
1 ใส่วันที่เริ่มต้นโปรเจ็คและวันที่คาดว่าจะสิ้นสุดโปรเจ็คไว้บนเส้นเวลา: สามารถอ้างอิงวันที่เริ่มต้นและวันที่สิ้นสุดโปรเจ็คจาก Activity List, Network Diagram หรือ Gantt Chart
2 กำหนด Milestone ลงในเส้นเวลา: ต่อมาให้เรากำหนด Milestone สำคัญ ๆ ขึ้นมาสำหรับโปรเจ็คของเรา โดยควรจำกัดจำนวนไม่ให้มีมากจนเกินไป ตัวอย่างของเหตุการณ์สำคัญ ๆ ที่เราสามารถหยิบขึ้นมาตั้งเป็น Milestone ได้เช่น
ให้เราเขียนชื่อ Milestone เหล่านั้นลงในแถบเวลา เขียนวันที่ที่คาดว่า Milestone เหล่านั้นจะเกิดขึ้นลงไป ในช่วงแรกที่สร้าง Milestone Schedule ขึ้นมาตอนต้นโปรเจ็ค มันจะยังไม่มี Milestone ตัวไหนที่เราทำสำเร็จไปแล้ว (เพราะเรายังไม่เริ่มทำ) เพราะฉะนั้นสถานะของ Milestone ทุกตัวจะยังเป็น "ไม่เสร็จ (Not Done)"
เมื่อเราทำขั้นตอนที่ 1 และ 2 เสร็จเรียบร้อยแล้วเราก็จะได้ Milestone List ฉบับตั้งต้นของโปรเจ็คเรา เราอาจจะใช้โอกาสนี้ในการลองนำ Milestone List ที่ได้ลองไปพูดคุยสื่อสารกับทีมงานของเรา หรือ Stakeholder ของเรา ดูว่าเขาเข้าใจภาพรวมของโปรเจ็คจากการดู Milestone List นี้รึเปล่า
หลังจากที่เรามี Milestone List เรียบร้อยแล้ว ให้เราคอยอัพเดทเอกสารตัวนี้ไปตลอดช่วงการทำโปรเจ็ค โดยการทำขั้นตอนที่ 3 และ 4 ดังต่อไปนี้
3 ปักหมุดสถานะการเดินทางของโปรเจ็คในปัจจุบัน: ในช่วงที่เราจะติดตามความก้าวหน้า เราจะเลื่อนตำแหน่งของเจ้าโปรเจ็คของเราให้แสดงถึงตำแหน่งวันที่ปัจจุบันของเราลงไป เพื่อเทียบกับ Milestone ต่าง ๆ
4 ปรับสถานะของ Milestone แต่ละตัว: ใช้สัญญาณไฟเขียวไฟแดง (Traffic Light Indicator) เพื่อระบุถึงเพื่อระบุถึงสถานะของ Milestone แต่ละตัวที่เป็นอยู่ ณ วันที่เราติดตามความก้าวหน้า
