เราจะสร้่าง Communication Plan กันเมื่อไหร่?

Communication Plan เป็นสิ่งที่ควรจะต้องมีอยู่ในทุกโปรเจ็คที่เราทำ ส่วนจะมีรายละเอียดมากน้อยขนาดไหนเป็นอีกเรื่องนึง บางครั้งมันอาจจะไม่ได้อยู่ในรูปแบบของเอกสารที่ชื่อ Communication Plan แต่เป็นส่วนหนึ่งของแผนงานการบริหารจัดการโปรเจ็ค (Project Management Plan) ก็ได้

เราจะสร้าง Communication Plan ขึ้นมาในช่วงการวางแผน (Planning) หลังจากที่เรารู้แล้วว่าใครเป็นผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย (Stakeholder) ของโปรเจ็คเราบ้าง ซึ่งในช่วงลงมือทำ (Executing) เราจะต้องสื่อสารอย่างต่อเนื่องไม่ว่าจะระหว่างกับทีมงานด้วยกันเอง หรือระหว่างเรากับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ซึ่งเราก็จะต้องยึดแนวทางที่เรากำหนดขึ้นมาใน Communication Plan ของเรา และในช่วงการติดตามและควบคุม (Monitoring & Controlling) เราก็จะต้องมีการวัดผลว่าการสื่อสารของเราเป็นไปอย่างไรบ้าง ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียได้รับข้อมูลที่ควรจะได้รับเสมอไหม หรือมีข้อติชมเกี่ยวกับการสื่อสารของเรายังไงบ้าง

‍

เราจะสร้าง Communication Plan กันได้ยังไง?

Communication Plan มีอยู่มากมายหลายรูปแบบ บางอันก็เน้นไปที่ตัววิธีการสื่อสารหรือเอกสาร ช่องทางที่เราจะสื่อสารก่อน แต่บางอันก็เน้นไปที่ตัวบุคคลที่เราจะสื่อสารก่อน แล้วค่อยมากำหนดแนวทาง วิธีการสื่อสารอีกทีนึง

สำหรับ Communication Plan Template ของ KonneXXi จะเป็นตาราง Excel แบบง่าย ๆ ที่ใช้บันทึกแนวทางการสื่อสารกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและทีมงานโปรเจ็คของเรา โดยเราจะตั้งตั้นจากคนที่เราจะสื่อสารก่อนเป็นอันดับแรก (ไม่ว่าจะเป็นผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย หรือทีมงานโปรเจ็ค) แล้วค่อยมากำหนดอีกทีว่าเราจะใช้เอกสารอะไรในการสื่อสาร ผ่านช่องทางไหน และสื่อสารบ่อยมากน้อยขนาดไหน

1 To-whom (ผู้รับสาร): ไล่ดูว่ามีใครบ้างจะเป็นผู้รับสารของเรา สามารถเป็นได้ทั้งทีมงานโครงการและผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

2 Communication Objective (เป้าหมายในการสื่อสาร): แต่ละคนมีความต้องการข้อมูลอะไรบ้าง ต้องการรู้อะไร เขาจะเอาสิ่งที่รู้ไปทำอะไรต่อ นี่คือวัตถุประสงค์หรือเป้าหมายในการสื่อสารของเรากับเขาคนนั้น แต่ละคนอาจจะมีเป้าหมายในการสื่อสารมากกว่า 1 เป้าหมายก็ได้ เช่น ทีมงานโปรเจ็คต้องการรู้สถานะของกิจกรรมต่าง ๆ ในโปรเจ็ค และต้องการรู้ถึงความเสี่ยงต่าง ๆ ที่อยู่รอบ ๆ โปรเจ็คเราด้วย เป็นต้น

3 Format (รูปแบบในการสื่อสาร): ในช่องนี้เราจะระบุรูปแบบในการสื่อสารที่เหมาะสม ถ้าจะให้ดีคือควรจะคุยกับผู้รับสารของเราว่าการสื่อสารแบบไหนที่น่าจะเหมาะสมกับเขา สามารถเป็นได้ทั้งแบบจดหมาย เอกสาร อีเมล เว็บไซต์ สื่อโซเชียล โทรศัพท์ ข้อความ การประชุม การพบปะซึ่งหน้า เป็นต้น

4 Frequency (ความบ่อย): เราจะสื่อสารบ่อยขนาดไหน เช่น ทุกเดือน รายไตรมาส รายสัปดาห์ เป็นต้น

5 Team (ผู้รับผิดชอบ): คนไหนในทีมงานของเราที่จะเป็นผู้รับผิดชอบคอยดูให้การสื่อสารส่วนนี้เป็นไปตามแผนที่วางไว้

6 Remarks (หมายเหตุอื่น ๆ): เราสามารถจดบันทึกข้อมูลอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องไว้ตรงนี้ได้ เช่น มีเอกสารอะไรที่เกี่ยวข้องบ้าง เราเก็บมันไว้ที่ไหน เป็นต้น