เราจะเริ่มทำ Stakeholder Registry กันตอนไหน?

ทุกโปรเจ็คควรจะต้องมีการทำ Stakeholder Registry กันโดยไม่มีข้อยกเว้น เพราะว่า Stakeholders มีผลต่อผลสำเร็จของโปรเจ็คเราเป็นอย่างมาก ถ้าเราสร้างการมีส่วนร่วมที่ไม่ดีกับพวกเขา อาจทำให้เขากลายมาเป็นผู้ต่อต้านทำให้โปรเจ็คเราตกร่องจนล้มเหลวไปได้เลยทีเดียว

ช่วงเวลาที่เหมาะสมที่สุดในการทำ Stakeholder Registry คือช่วงการเริ่มต้นโปรเจ็ค (Project initiating) หลังจากนั้น เราจะใช้ Stakeholder Registry ที่สร้างขึ้นมาในช่วงการวางแผน (Planning) โดยอย่าลืมใส่กิจกรรมการสร้างการมีส่วนร่วมที่เหมาะสมกับ Stakeholder แต่ละรายลงไปในแผนงานของเราด้วย เช่น การประชุมรับฟังความคิดเห็น การนำเสนอรายละเอียดโปรเจ็ค การเข้าไปขอข้อมูลและขอความร่วมมือ ฯลฯ โดยทั่วไปแล้วแผนของเราในเรื่องนี้จะไปปรากฎใน Communication Plan

เมื่อเรามีแผนแล้ว ในช่วงการลงมือทำ (Executing) เราก็จะทำตาม Communication Plan ที่เราวางไว้ว่าจะเข้าหา Stakeholder แต่ละคนยังไง เมื่อไหร่ ช่องทางไหน ในเรื่องอะไรบ้าง

ในช่วงการติดตามและควบคุม (Monitoring & Controlling) เราจะต้องคอยมาตรวจสอบดูความสัมพันธ์ระหว่างเรากับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ว่าเป็นไปได้ด้วยดีอยู่รึเปล่า การสร้างการมีส่วนร่วมของเราเป็นไปตามที่วางแผนไว้ไหม ถ้าไม่...ก็ต้องมาหาวิธีการในการปรับวิธีการเข้าหา Stakeholder แต่ละคนใหม่

‍

มาสร้าง Stakeholder Registry กัน

Stakeholder Registry นั้นสร้างขึ้นมาได้ไม่ยากและมีประโยชน์มากมายในการนำไปใช้งาน สำหรับ Stakeholder Registry Template ของ KonneXXi เราจะให้เอกสารนี้ตอบโจทย์ 4 ขั้นตอนของการสร้างการมีส่วนร่วมกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย คือ 1. Identify (ระบุตัวให้ครบ), 2. Understand (ทำความเข้าใจ), 3. Analyze (วิเคราะห์) และ 4. Prioritize (จัดลำดับความสำคัญ)

Identify (ระบุตัวตนให้ครบ)

ก่อนที่เราจะเริ่มเข้าไปสร้างการมีส่วนร่วมที่ถูกต้องและเหมาะสมกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย (Stakeholders) ของเรา เราก็ต้องรู้ซะก่อนว่าใครกันบ้างที่เข้าข่ายเป็น Stakeholder ของโปรเจ็คเรา

1 Identify: ไล่เขียนชื่อ Stakeholder ที่เกี่ยวข้องกับ Project ของเราให้ได้ครบถ้วนที่สุด ถ้าเป็นไปได้ให้เราจัดให้ทีมงานโปรเจ็คมานั่งระดมสมอง (Brainstorming) กันในขั้นตอนนี้ เพื่อให้เราได้มาซึ่งมุมมองที่หลากหลาย

อย่าลืมว่า Stakeholders คือ

• คนที่ได้รับผลกระทบจากโปรเจ็คของเรา
• คนที่คิดไปเองว่าจะได้รับผลกระทบจากโปรเจ็คของเรา
• คนที่การกระทำของเขาสามารถสร้างผลกระทบต่อโปรเจ็คของเราได้

ซึ่งในช่องนี้เราสามารถใส่เป็นชื่อคนที่เฉพาะเจาะจงลงไปเลยก็ได้ เช่น นายคาลิปโป้ หรือจะเป็นกลุ่มบุคคล เช่น กลุ่มแม่บ้าน หรือจะเป็นองค์กร เช่น โรงเรียนอนุบาลหมีควาย เป็นต้น

‍

Understand (ทำความเข้าใจ)

เมื่อเรารู้แล้วว่าใครเป็น Stakeholders ของโปรเจ็คเรา เราก็จะค่อย ๆ มาทำความเข้าใจกับ Stakeholder แต่ละคน ในส่วนนี้เราอาจจะเริ่มต้นจากการเข้าไปดูในเว็บไซต์ว่าหน่วยงานนี้เขามีหน้าที่ทำอะไรแบบเป็นทางการ ตำแหน่งนี้มีความรับผิดชอบอะไรบ้าง หรืออาจจะให้ทีมงานโปรเจ็คของเราที่เคยทำงานกับ Stakeholder คนนั้นมาอธิบายให้ฟังก็ได้ แต่ถ้าจะให้ดีที่สุด ลองหาโอกาสในการเข้าไปพูดคุยกับ Stakeholder แต่ละราย วิธีนี้จะทำให้เราได้เข้าใจและรู้จักกับเขาได้ดีที่สุด

2 Role: ในส่วนนี้ เราจะเขียนอธิบายบทบาท ความรับผิดชอบ หน้าที่ของ Stakeholder แต่ละคนโดยสังเขป เช่น เป็นผู้คอยดูแลตรวจสอบความถูกต้องของเอกสาร เป็นผู้ดูแลรับผิดชอบการสร้างรายได้จากธุรกิจที่ปรึกษา ฯลฯ

3 Pain Points: ลองมานั่งไล่ดูว่าอะไรคือปัญหา อุปสรรค ความท้าทายที่ Stakeholder แต่ละคนกำลังเผชิญอยู่ในปัจจุบัน เช่น การทำงานไม่มีประสิทธิภาพ โดนเจ้านายด่าเป็นประจำ คนในแผนกไม่พอ เงินไม่พอ ฯลฯ

4 Gain Points: ลองมานั่งดูว่าอะไรคือสิ่งที่จะทำให้ Stakeholder แต่ละคนมีความสุข ประสบความสำเร็จ อะไรเป็นความฝันของเขา อะไรเป็นสิ่งที่เขาต้องการ เช่น การได้ปรับตำแหน่ง การได้คะแนน KPI สูง การได้โบนัสปลายปี การได้ยอด Follower สูง ๆ ฯลฯ

‍

Analyze (การวิเคราะห์)

ต่อมา เราจะมาวิเคราะห์ความเกี่ยวข้องเชื่อมโยงระหว่าง Stakeholders แต่ละคนกับโปรเจ็คของเรา ซึ่งการวิเคราะห์ในลักษณะนี้มีด้วยกันหลายแนวทางด้วยกัน แต่แนวทางที่เรานำมาใช้ใน Template นี้เป็นแนวทางที่เรียกว่า "การวิเคราะห์ Power-Interest"

5 Power: ให้คะแนนอิทธิพลและอำนาจที่ Stakeholder แต่ละรายมีต่อโปรเจ็คของเรา ลองพิจารณาดูว่าเขาสามารถมีบทบาท สร้างอิทธิพล สร้างผลกระทบต่อโปรเจ็คเราได้มากน้อยขนาดไหน คนที่การกระทำของเขาสามารถเปลี่ยนทิศทางหรือทำให้โปรเจ็คเราล่มได้ทันที จะถือว่ามีคะแนน Power ในระดับที่สูงมาก ส่วนคนที่พูดหรือทำอะไรไปก็มีผลกระทบไม่มากต่อโปรเจ็คของเราจะมีคะแนน Power ในระดับที่ต่ำมาก

ใน Template นี้ ให้เรากรอกคะแนนที่บ่งบอกถึงระดับ Power ของ Stakeholder แต่ละคน โดยจะให้เลือกกรอกคะแนนตั้งแต่ 1 ถึง 5 โดยจะให้ 5 คะแนนสำหรับผู้ที่มีระดับของ Power มากที่สุด และจะให้ 1 คะแนนสำหรับ Stakeholder ที่มีคะแนน Power น้อยมาก

6 Interest: ให้คะแนนด้านความสนใจของ Stakeholder แต่ละคนต่อโปรเจ็คของเรา พูดง่าย ๆ คือเขาพร้อมที่จะจัดสรรเวลามาโฟกัสกับ Project เราได้ขนาดไหน เขายินดีมาดูโปรเจ็คเรารึเปล่า สิ่งที่เราทำตรงกับสิ่งที่เขากำลังสนใจไหม? คนที่ไม่ค่อยสนใจโปรเจ็คเราจะถือว่ามีคะแนน Interest ต่ำ ส่วนคนที่คอยจับตามองโปรเจ็คเราอย่างสม่ำเสมอจะมีคะแนน Interest สูง

ใน Template นี้ ให้เรากรอกคะแนนที่บ่งบอกถึงระดับ Interest ของ Stakeholder แต่ละคน โดยจะให้เลือกกรอกคะแนนตั้งแต่ 1 ถึง 5 โดยจะให้ 5 คะแนนสำหรับผู้ที่มีระดับของ Interest มากที่สุด และจะให้ 1 คะแนนสำหรับ Stakeholder ที่มีคะแนน Interest น้อยมาก

‍

Prioritize (การจัดลำดับความสำคัญ)

Stakeholder ของเรามีความสำคัญต่อโปรเจ็คเราไม่เท่ากัน และเราเองก็ไม่มีเวลาและทรัพยากรมากพอที่จะเข้าไปสร้างการมีส่วนร่วมกับ Stakeholder ทุกคนแบบเท่า ๆ กัน ดังนั้น สิ่งที่เราต้องทำคือการจัดลำดับความสำคัญ

7 Score: ให้เรานำคะแนนช่อง 5 (Power) และช่อง 6 (Interest) มาคูณกัน ผลลัพธ์ที่ได้จะเป็นตัวบ่งชี้ว่า Stakeholder แต่ละคนมีความสำคัญต่อโปรเจ็คเรามากหรือน้อยขนาดไหน คนที่มีคะแนนมากคือคนที่สำคัญซึ่งเราต้องให้ความสนใจและคอยดูแลเขาเป็นพิเศษ (บางครั้งเรียกว่า Key Stakeholder)